Rozliczenie odpisów na ZFŚS

Przeczytaj także: Odpis na ZFŚS za lata ubiegłe w kosztach uzyskania przychodu

Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników, biorą pod uwagę:

• zatrudnienie na dzień 1 stycznia każdego roku,
• zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty (nie liczbę faktycznie zatrudnionych pracowników),
• tylko pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.

A zatem ustalając liczbę zatrudnionych, nie bierze się pod uwagę osób, które świadczą czynności na podstawie umów cywilnoprawnych (np. o dzieło, zlecenia), a także osób przebywających na urlopach bezpłatnych.

Spadek zatrudnienia w ciągu roku poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie upoważnia do automatycznej rezygnacji z funduszu. Jednocześnie zatrudnienie pracowników w ciągu roku, powodujące wzrost zatrudnienia do 20 i więcej pracowników, nie powoduje konieczności ustanowienia ZFŚS w tym roku.

Należy ustalić wysokość odpisu podstawowego na fundusz
Fundusz tworzony jest z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Liczbę zatrudnionych ustala się w ten sposób, że na początku roku pracodawca zakłada planowaną w danym roku kalendarzowym liczbę pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, którą koryguje w końcu roku do faktycznie przeciętnej liczby zatrudnionych osób. Przy obliczaniu zatrudnionych w danym roku kalendarzowym dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12 (liczba miesięcy). Środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i administruje nimi pracodawca. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Natomiast inne przychody zwiększające fundusz, np. darowizny, powinny zasilać go w chwili ich otrzymania.

Na koniec roku pracodawca dokonuje ostatecznego rozliczenia środków funduszu z tytułu naliczonych odpisów, biorąc pod uwagę faktyczną liczbę zatrudnionych. Należy zatem jeszcze raz obliczyć przeciętną liczbę osób zatrudnionych w spółce w celu sprawdzenia, czy odprowadzone odpisy dokonane były w odpowiedniej wysokości. Dokonanie obliczeń odpisów, biorąc pod uwagę faktyczną liczbę zatrudnionych, wykaże, czy przedsiębiorca odprowadził na konto funduszu kwotę w poprawnej wysokości.

Jeśli odprowadzona kwota była za mała, przedsiębiorca jest zobowiązany niezwłocznie dokonać dopłaty różnicy na konto funduszu w celu uzupełnienia corocznego odpisu. Jeśli odprowadzona kwota była za duża, przedsiębiorca na koniec roku może wycofać nadpłaconą kwotę lub zaliczyć ją na poczet odpisów na fundusz w następnym roku.

Odpisy na fundusz można zaliczyć do kosztów podatkowych
Z przepisów podatkowych wynika, że co do zasady odpisy i wpłaty na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika nie są kosztem uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o CIT). Jednak w przypadku odpisów i zwiększeń, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, może on zaliczyć je do kosztów podatkowych działalności. Kosztem podatkowym przedsiębiorcy są również opłaty i prowizje związane z prowadzeniem rachunku bankowego utworzonego dla ZFŚS. Odpisy na fundusz będą jednak kosztem uzyskania przychodów dopiero wtedy, gdy:

1. przedsiębiorca poniesie faktycznie wydatek, tzn. środki pieniężne stanowiące równowartość odpisu na fundusz bądź zwiększeń przeleje na rachunek ZFŚS, oraz
2. wpłaty na fundusz będzie dokonywał na odrębny rachunek bankowy utworzony dla ZFŚS.

Konieczność spełnienia powyższych warunków w celu zaliczenia odpisów na fundusz do kosztów podatkowych potwierdził NSA.

---

Warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na ZFŚS jest definitywne (faktyczne) poniesienie wydatku oraz wpłacenie środków stanowiących równowartość naliczonych odpisów na odrębny rachunek bankowy ZFŚS.
Wyroki:

• NSA z 21 czerwca 2005 r., sygn. akt FSK 1811/04,
• NSA z 29 maja 2012 r., sygn. akt II FSK 2208/10,
• NSA z 3 października 2012 r., sygn. akt II FSK 332/11,
• WSA z 28 października 2010 r., sygn. akt III SA/Wa 160/10.

---

Środki z funduszu muszą być przekazane na określony cel
Z punktu widzenia podatkowego istotne jest, aby środki zgromadzone na wyodrębnionym rachunku funduszu były przekazywane na działalność socjalną. Tylko bowiem wówczas mogą stanowić koszt podatkowy. Jeśli przedsiębiorca wycofa środki z funduszu i przeznaczy je na swoją bieżącą działalność gospodarczą, musi skorygować w tym zakresie koszty podatkowe. Nie zostałby wówczas spełniony warunek definitywnego (faktycznego) przekazania środków pieniężnych na fundusz.

Ważne orzeczenie WSA
Przesunięte na rachunek funduszu środki tracą w dacie ich przekazania na cele niezgodne z ustawą o ZFŚS charakter odpisu w rozumieniu art. 6 ustawy o ZFŚS.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że przekazanie środków z funduszu na inne cele niż socjalne jest zagrożone karą grzywny. Z ustawy o ZFŚS wynika bowiem, że środków funduszu nie można wydatkować na inne cele niż wynikające z ustawy (tj. na działalność socjalną). Jeśli więc pracodawca lub osoba odpowiedzialna w imieniu pracodawcy za wykonywanie przepisów ustawy o ZFŚS nie wykonuje ich lub działa niezgodnie z nimi, podlega karze grzywny (art. 12a ustawy o ZFŚS). Nałożenie kary grzywny następuje w trybie określonym w Kodeksie w sprawach o wykroczenie na podstawie wniosku pochodzącego od inspektora PIP. Jeśli przedsiębiorca z jakichś powodów nie wpłaca w terminie wskazanym w ustawie o ZFŚS (tj. do 31 maja lub 30 września danego roku) środków pieniężnych będących równowartością dokonanych odpisów na fundusz, nie traci prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów odpisów na fundusz. Jednak może je zaliczyć do kosztów podatkowych w momencie faktycznej wpłaty na rachunek bankowy funduszu. Samo dokonanie odpisu na ZFŚS nie daje prawa zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów.