Zakup płodów rolnych od ludności: dowody księgowe

Przeczytaj także: Zakup od rolnika: faktura VAT RR a inne dowody księgowe

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca zajmuje się przetwórstwem mięsnym. Jest czynnym podatnikiem VAT oraz prowadzi księgi rachunkowe. Materiały do produkcji nabywa od firm a także rolników na giełdach, bazarach i rynkach owocowo-warzywnych. Zakupy od firm są dokumentowane fakturami lub rachunkami. Zakupy od rolników oraz ludności nie są potwierdzane żadnym dokumentem. Wnioskodawca nie posiada danych osób, od których produkty są kupowane. W związku z powyższym czynności te dokumentuje dowodem wewnętrznym w kwocie faktycznie poniesionego wydatku oraz zalicza go w ciężar kosztów w miesiącu poniesienia wydatku (nie dokonuje zakupu na zapas). Wystawiany dowód wewnętrzny zawiera asortyment, ilość, cenę jednostkową a także wartość. Wnioskodawca zadał pytanie, czy wydatek udokumentowany dowodem wewnętrznym może być zaliczany w ciężar kosztów uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. Tatty - Fotolia.com

Zakup płodów rolnych od ludności: dowody księgowe

Dokumentem, który potwierdza zakup produktów rolnych od rolników ryczałtowych, winna być faktura VAT RR. Dokumentem księgowym, na podstawie którego ma być ujęty koszt, nie może natomiast być dowód wewnętrzny w przypadku zakupów od rolników, niebędących rolnikami ryczałtowymi, czy ludności, którzy nie udostępniają danych osobowych.

Aby zatem dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
• pozostawać w związku przyczynowo - skutkowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• być właściwie udokumentowany.

Brak stosownych dokumentów uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Powołany wyżej przepis art. 22 ust. 1 ww. ustawy nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów.

W myśl art. 24a ust. 1 ww. ustawy, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej ,,księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy.

Tymi odrębnymi przepisami, o których mowa w powołanym wyżej przepisie są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.). Zgodnie z art. 20 ust. 2 tej ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej ,,dowodami źródłowymi”:
1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zgodnie z art. 20 ust. 3 ww. ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
2. korygujące poprzednie zapisy,
3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości).