Firma w domu: rozliczenie opłat za media w księdze podatkowej

Przeczytaj także: Firmowy rachunek bankowy: koszty i przychody w KPiR

Część drobnych przedsiębiorców decyduje się wykorzystywać swoje nieruchomości mieszkalne na potrzeby prowadzonej firmy. W tym celu z reguły wydzielają jedno bądź kilka pomieszczeń takiej nieruchomości, gdzie mieści się np. biuro czy warsztat. Oczywiście z uwagi na to, że pomieszczenia te służą działalności, przedsiębiorcy są zainteresowani tym, aby w ciężar tej działalności odnosić także wykorzystywane do niej media. W tym celu na podstawie faktury wystawionej z reguły na imię i nazwisko przedsiębiorcy, jako osoby prywatnej (z uwagi na wartość takich opłat bowiem często montowanie dodatkowych podliczników mierzących zużycie poszczególnych mediów tylko na potrzeby działalności z reguły jest nieopłacalne, bądź też niemożliwe) sporządzany był dowód wewnętrzny, którego następnie wartość była ujmowana w kosztach.

W tym roku jednakże zmianie uległy zasady wystawiania faktur. Obecnie ich dostawcy w zasadzie nie mają obowiązku wystawiania tych dokumentów dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Spora część dostawców z tego korzysta, wystawiając obecnie zamiast faktur dokumenty w formie np. prognozy, na podstawie których następuje regulacja płatności. Czy na podstawie takiego dokumentu także można sporządzić dowód wewnętrzny i odnieść odpowiednią część opłat za media w koszty?

Odpowiedzi na to pytanie należy szukać w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w części dotyczącej właśnie sporządzania dowodów wewnętrznych.

I tak §13 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia wskazuje, że podstawą zapisów w księdze, obok faktur, rachunków, czy dokumentów celnych, są także inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

§14 ust. 1 rozporządzenia mówi z kolei, że na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody te mogą dotyczyć jedynie niektórych ponoszonych wydatków, o czym mówi ust. 2 przytoczonego przepisu. Wśród nich znalazły się wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą (pkt 7). Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.

W przytoczonych regulacjach ustawodawca wskazał, że podstawą do sporządzenia dowodu wewnętrznego ma być dokument obejmujący całość opłat za dane medium (zawierający oczywiście wskazane wyżej dane). Nie musi to być zatem faktura. O ile zatem faktura będzie jednym z dokumentów, na podstawie których sporządza się dowód wewnętrzny, tak nie jest ona jedynym takim dokumentem. Stąd też wydaje się, że otrzymana od dostawcy danego medium prognoza zużycia również może być podstawą do sporządzenia dowodu wewnętrznego.