Książka Przychodów i Rozchodów: jak prowadzić?

Przeczytaj także: Ordynacja podatkowa: szacowanie dochodu przez urząd skarbowy

Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przez księgi podatkowe należy rozumieć m.in. KPiR, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Upływ okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego następuje po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji).

Przykładowo, ostateczny termin płatności podatku za 2010r. przypada 2 maja 2011r. (30 kwietnia 2011r. przypada w sobotę), więc księgę podatkową za rok 2010 wraz z dowodami będącymi podstawą zapisów w tej księdze podatnik obowiązany jest przechowywać co najmniej do końca 2016r.

Ustawodawca zaznaczył wymóg prowadzenia przez osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie:

1. ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 22n ust. 2-6 ustawy o podatku dochodowym;
2. ewidencji wyposażenia.

Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa, w rozumieniu odrębnych przepisów, przekracza 1.500 zł brutto a dla podatników podatku VAT brana jest pod uwagę kwota netto, jeżeli podatek VAT został odliczony.

Nakreślić również trzeba sytuację podatników, którzy w ciągu roku podatkowego utracili lub zrzekli się prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym w formie karty podatkowej lub zakładają po raz pierwszy ewidencję wyposażenia. Dokonują oni wyceny wyposażenia według cen zakupu lub według wartości rynkowej z dnia założenia ewidencji.

W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego, księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2, a w razie wykonywania działalności określonej w § 6 – również ewidencje określone w tym przepisie.

Zdarza się, że podatnicy posiadający więcej niż jeden zakład, dokonują przesunięć magazynowych danych towarów lub materiałów pomiędzy tymi zakładami, nie dokonując zapisów w księdze. W takiej sytuacji podatnicy są obowiązani do dokumentacji takiego zdarzenia na podstawie dowodów wewnętrznych czyli dowodami przesunięć: § 9. 4. W przypadku dokonywania przesunięć (przerzutów) towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika, podatnik dokumentuje te zdarzenia dowodami wewnętrznymi, zwanymi dalej „dowodami przesunięć”. Dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru lub materiału, a drugi – w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały.

Księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu wskazanym przez podatnika.

U podatników prowadzących działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego księga musi znajdować się w miejscu wykonywania działalności.