Faktura z prognozą za energię elektryczną w kosztach podatkowych

Przeczytaj także: Firma w domu: rozliczenie opłat za media w księdze podatkowej

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą, której zdarzenia ewidencjonuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jako formę opodatkowania wybrał zaś podatek liniowy. Do wykonywania zleceń w ramach prowadzonej firmy wykorzystuje kupowaną energię elektryczną. Zgodnie z zawartą umową z dostawcą prądu, wnioskodawca jest obciążany obowiązkiem zapłaty za szacunkowe zużycie energii, gdzie kwota oszacowanej (prognozowanej) należności z tytułu zużycia prądu jest dokumentowana fakturą z dopiskiem szacunkowa. Po upływie miesiąca bądź dwóch wnioskodawca otrzymuje od dostawcy energii elektrycznej fakturę rozliczającą wcześniejszy szacunek na podstawie faktycznego zużycia. Wnioskodawca zadał pytanie, czy ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu fakturę dokumentującą szacunkowe zużycie energii elektrycznej? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. sp4764 - Fotolia.com

Faktura z prognozą za energię elektryczną w kosztach podatkowych

Faktura dokumentująca prognozę zużywanej energii dokumentuje wydatek definitywny, który spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu. Podatnik fakturę taką w podatkowej księdze przychodów i rozchodów winien zaksięgować na dzień poniesienia kosztu, którym jest dzień wystawienia faktury.

Powyższe oznacza, iż wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, bądź służą zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:
• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny, a więc bezzwrotny,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie jest kosztem wymienionym w art. 23 ust. 1 ustawy,
• został właściwie udokumentowany.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza można przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów nie wymienione w art. 23 ww. ustawy.

Co do zasady przyjmuje się, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów zaliczki, jako wpłaty nie mające charakteru definitywnego (ze względu na każdorazową możliwość ich zwrotu przed terminem wykonania usług, na poczet których zostały wpłacone).
Według „Popularnego słownika języka polskiego” (pod red. prof. Bogusława Dunaja, Wydawnictwo Wilga) – zaliczka, to część pieniędzy wpłaconych lub wypłaconych na poczet czegoś.

O skutkach wręczenia zaliczki wnioskować należy pośrednio z przepisów tego Kodeksu o umowach wzajemnych. Umowa jest wzajemną, gdy obie strony zobowiązują się w taki sposób, że świadczenie jednej z nich ma być odpowiednikiem świadczenia drugiej, o czym stanowi art. 487 § 2 ustawy Kodeks cywilny. Obowiązki odstępującego od umowy wzajemnej określone są w art. 494 Kodeksu, z którego wynika, iż strona, która odstępuje od umowy wzajemnej, obowiązana jest zwrócić drugiej stronie wszystko, co otrzymała od niej na mocy umowy; może żądać zwrotu tego, co świadczyła, lecz również naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania. Stąd przyjmuje się, że w razie należytego wykonania zobowiązania, zaliczka zostanie zaliczona na poczet należnego świadczenia, zaś w sytuacji odstąpienia od umowy podlega ona zwrotowi. Zaliczka może być traktowana jedynie jako wpłata na poczet przyszłych należności, która po zrealizowaniu umowy wliczona jest w cenę sprzedaży/usługi. Oznacza to, że w przypadku odstąpienia od umowy przez sprzedawcę/usługodawcę, który pobrał zaliczkę, zmuszony jest zwrócić ją odbiorcy. W sytuacji gdy z umowy rezygnuje osoba wpłacająca zaliczkę, ma ona prawo zażądać jej zwrotu. A zatem zaliczka to kwota wpłacana drugiej stronie na poczet ceny, czy wynagrodzenia. Podlega ona zaliczeniu na umówioną cenę/wynagrodzenie.