Kradzież majątku w firmie w kosztach uzyskania przychodu?

Przeczytaj także: Środki trwałe i towary handlowe: kradzież a podatki

Kradzież w kosztach – kiedy to możliwe?

Gotówka, towar, sprzęt biurowy, samochód – to tylko kilka przykładów części firmowego majątku, który przedsiębiorca może stracić w wyniku kradzieży. Czasem przed złodziejami nie ochroni nawet wynajęcie ochroniarzy czy skomplikowany system alarmowy. Dla przedsiębiorcy takie zdarzenie to zazwyczaj mnóstwo nerwów i konieczność zadbania o pewne formalności. Z poniesionych strat należy bowiem odpowiednio się rozliczyć.

Jak to wygląda w kontekście „wrzucenia w koszty” utraty majątku? Taka opcja jest możliwa. Należy tu jednak uwzględnić kilka punktów:

1. Okoliczności, w których doszło do straty – przepisy pozwalają na rozliczenie kradzieży w kosztach wyłącznie, gdy właściciel firmy nie mógł jej zapobiec. Niedopatrzenie lub brak należytych środków ostrożności są tu dyskwalifikujące.
2. Działania podjęte w celu zabezpieczenia majątku – przedsiębiorca nie rozliczy straty w kosztach jeśli nie stosuje zabezpieczeń będących standardem w danej branży.
3. Sposób udokumentowania strat – o tym jakie dokumenty należy posiadać w celu rozliczenia w dalszej części artykułu.

Konieczne właściwe udokumentowanie kradzieży

Przepisy wymagają, by kradzież firmowego majątku została odpowiednio udokumentowana. W tym celu najlepiej sporządzić protokół wewnętrzny. Ten dokument powinien zawierać:

• datę zdarzenia,
• przyczynę zdarzenia,
• rodzaj i wartość skradzionego mienia,
• datę i miejsce sporządzenia protokołu,
• podpis przedsiębiorcy (lub innej upoważnionej osoby oraz np. świadków).

Dobrze również, żeby przedsiębiorca zgłosił kradzież na policji. W dokumentacji firmowej warto posiadać korespondencję z organami ścigania. Protokół wewnętrzny może nie być wystarczającym dowodem dla urzędników. Warto się tu podeprzeć dokumentacją policyjną. To istotne przez wzgląd na wykluczenie winy przedsiębiorcy.

W kosztach jedynie niezamortyzowana część skradzionego majątku

Oczywiście w wyniku kradzieży przedsiębiorca może stracić nie tylko gotówkę czy towary handlowe. Złodzieje mogą „połakomić” się również na tzw. środki trwałe (np. samochód, maszyny, laptop). Jak w takim przypadku wygląda procedura zaliczenia kradzieży do kosztów uzyskania przychodów?

Przedsiębiorca powinien wykreślić środek trwały z ewidencji (na podstawie sporządzonego protokołu). Ostatniego odpisu amortyzacyjnego dokonuje się w miesiącu, w którym doszło do kradzieży. Trzeba również wyliczyć, ile wynosi niezamortyzowana część skradzionego majątku.

Specyficznie wygląda rozliczenie straty jeśli jej przedmiotem jest samochód wykorzystywany na potrzeby firmowe. Przede wszystkim, to możliwe wyłącznie, gdy pojazd posiada dobrowolne ubezpieczenie (najczęściej autocasco). Jeśli nie zostało ono wykupione, to straty nie można zakwalifikować do kosztów – nawet jeśli nie jest wynikiem lekkomyślności lub zaniedbania.

Arkadiusz Caryk,