Samochód w firmie: kłopot z rozliczeniem podatku dochodowego i VAT

Przeczytaj także: Ważny regulamin użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych

Pomimo istnienia ogólnych zasad ustalania wartości nieodpłatnych świadczeń zamieszczonych w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „Ustawa PIT”), wielu przedsiębiorców sygnalizowało problemy związane z prawidłowym określeniem skutków podatkowych korzystania przez pracowników z samochodów firmowych w celach prywatnych. Firmy przeważnie chciały ułatwić sobie życie, eliminując uciążliwy obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Wielu menedżerom flotowym zależało, aby wyjść naprzeciw oczekiwaniom pracowników, aby przychód użytkowników środków lokomocji z tytułu korzystania z samochodu służbowego nie był nadmiernie wysoki.

Podatnik kontra urzędnik

Właśnie dlatego w większości przypadków przedsiębiorcy ustalali wartość tego nieodpłatnego świadczenia w oparciu o założoną liczbę kilometrów, które ich zdaniem poszczególni pracownicy przejeżdżają w celach prywatnych w danym miesiącu. Dla obliczenia wartości takiego świadczenia posługiwali się tzw. „kilometrówką” wynikającą z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Niestety, z tą metodą nie zgadzały się organy podatkowe, które twierdziły, że tak ustalona wysokość świadczenia nie odzwierciedla jego wartości rynkowej. Urzędnicy proponowali, aby w tej mierze bazować na koszcie wynajmu danego pojazdu z wypożyczalni samochodów. To z kolei powodowało wielkie niezadowolenie ze strony pracodawców, bo ich zdaniem ceny usług świadczonych przez podmioty „rent a car” trudno mierzyć względem pojazdów będących na użyciu flot handlowych czy serwisowych.

Te wszystkie sytuacje powodowały ciągłe spory przedsiębiorstw z organami podatkowymi, które zresztą nie zawsze miały jednolite stanowisko. Zatem szanse na korzystne rozstrzygnięcia dla danej firmy nierzadko były związane z „przyporządkowaniem” do danego urzędu. Ministerstwo Gospodarki zaproponowało wprowadzenie zmian do Ustawy PIT, które w założeniu miały w pełni rozwiązać istniejące wątpliwości. Czy stało się tak w rzeczywistości?

Jest dobrze, ale…

Od stycznia 2015 roku wartość nieodpłatnego świadczenia polegającego na korzystaniu przez pracowników z aut służbowych w celach prywatnych jest uzależniona od pojemności silnika użytkowanego samochodu. Wynosi ona odpowiednio 250 zł (przy silniku do 1600 cm³) i 400 zł (przy silniku powyżej 1600 cm³) miesięcznie. Ustawodawca przewidział ponadto, że w przypadku prywatnego użytkowania pojazdu firmowego jedynie przez część miesiąca, wartość przychodu pracownika należy ustalać za każdy dzień w wysokości 1/30 powyżej wskazanych kwot.

Szybka analiza cen najmu samochodów wskazuje, że kwoty przewidziane w Ustawie PIT są zdecydowanie korzystniejsze niż koszty, które pracownik musiałby ponieść, gdyby wartość jego świadczenia obliczać z uwzględnieniem rynkowych cen wynajmu samochodów. Nowe przepisy nie pozostają jednak wolne od wad.

Równouprawnienie niewskazane?!

Pierwsza wątpliwość, która się tutaj pojawia dotyczy kręgu podmiotów objętych powyższą regulacją. Należy bowiem zauważyć, że wspomniane zasady zostały opisane w części Ustawy PIT, odnoszącej się do dochodów pracowniczych. Co więc z osobami wykonującymi swoje obowiązki na podstawie kontraktów menedżerskich, zleceniobiorcami oraz członkami zarządu czy też Rady Nadzorczej? Z przepisów nie wynika, aby powyższa metoda miała mieć do nich zastosowanie.

Trudno dociec, dlaczego przygotowując analizowaną nowelizację ustawodawca w taki sposób zróżnicował pracowników i inne osoby świadczące usługi na rzecz spółki.

Trasa dom – praca - dom

Bez wątpienia za jazdy prywatne należy uznać korzystanie przez pracowników z samochodów służbowych w dni wolne od pracy tj. w weekendy lub w trakcie urlopów. Dodatkowo, funkcjonujące orzecznictwo wskazuje, że jazdami prywatnymi są również podróże na trasie: miejsce zamieszkania - miejsce pracy.