Koszty polisy OC w księdze przychodów i rozchodów różnie rozliczane

Przeczytaj także: Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów gdy zawieszenie firmy

W niniejszym artykule nie będziemy się rozwodzić nad tym, jakie są warunki zaliczenia polisy ubezpieczeniowej do kosztów uzyskania przychodu. Te przedstawione we wstępie (a więc tyczące się biur rachunkowych i doradców podatkowych) są niezbędne, aby prowadzić działalność gospodarczą w określonym zakresie, stąd też kosztem takim mogą się stać. Wątpliwości w tym zakresie nie mają nawet organy podatkowe. Nie każda polisa może jednak zostać ujęta w rachunku podatkowym.

Skoro zakładamy, że zawarta polisa OC może być kosztem uzyskania przychodu, rodzi się pytanie, na podstawie jakiego dokumentu dokonać odpowiedniego księgowania. W przypadku księgi przychodów i rozchodów odpowiedzi w tym zakresie należy szukać w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia tej księgi (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037).

W przypadku polis ubezpieczeniowych dokumentem, na podstawie którego dokonywane będzie odpowiednie księgowanie w księgdze, jest dokument, o którym mowa § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. Co do zasady będzie to zatem sama polisa, której wartość należy ująć w kolumnie 13 księgi „Pozostałe wydatki”.

Dwa sposoby księgowania

Pozostaje jeszcze pytanie, w którym momencie wartość składek z polisy powinna zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu? Tutaj odpowiedź będzie różna w zależności od metody, wg której przedsiębiorca rozlicza koszty uzyskania przychodu w księdze. Przypomnijmy, że te są dwie: uproszczona i memoriałowa (a więc zbliżona w pewnym zakresie do metody stosowanej w przypadku ksiąg rachunkowych).

I tak w przypadku metody uproszczonej wydatki zaliczane są do kosztów podatkowych zawsze jednorazowo – w dacie ich poniesienia. Nie ma tutaj znaczenia okres, jakiego konkretny wydatek dotyczy. Koszt taki ujmuje się pod datą, w której został wystawiony dokument, na podstawie którego dokonywane jest księgowanie. W przypadku polisy zatem zwykle będzie to dzień jej zawarcia widniejący na umowie (art. 22 ust. 4 w zw. z ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Sprawa jest bardziej skomplikowana u podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową. Tutaj bowiem wydatki na polisę OC co do zasady będą zaliczane do kosztów pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami. Te co do zasady są potrącalne również w dacie poniesienia (czyli dacie polisy), jednakże z pewnym zastrzeżeniem. Otóż jeżeli koszty takie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, stanowią one koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (mówi o tym art. 22 ust. 5c przytoczonej ustawy).

Co powyższe oznacza? Otóż jeżeli okres obowiązywania takiej polisy przypada przykładowo na dwa lata podatkowe (kalendarzowe), to podatnik stosujący metodę memoriałową rozliczania kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatek z tym związany zaksięguje w kosztach także dwóch lat (mimo, że okres obowiązywania samej polisy nie przekracza często 12 miesięcy).

Przykład
Załóżmy że 30 czerwca 2015 r. podatnik zawarł umowę polisy OC na okres 1 lipca 2015 r. - 30 czerwca 2016 r., która może zostać zaliczona w ciężar podatkowych kosztów uzyskania przychodu. Wartośc składek tego ubezpieczenia wynosi 1 200 zł.

1. Jeżeli podatnik prowadzi księgę metodą uproszczoną, wydatek w wysokości 1 200 zł ujmie w niej jednorazowo pod datą 30 czerwca 2015 r.
2. Jeżeli podatnik prowadzi księgę metodą memoriałową, wydatek ten musi rozbić:
   • 30 czerwca 2015 r. ujmie w księdze kwotę: 600 zł (tj. 1 200 zł / 12 m-cy x 6 m-cy)
   • 1 stycznia 2016 r. ujmie w księdze kwotę: 600 zł (tj. 1 200 zł/ 12 m-cy x 6 m-cy)