eGospodarka.pl

eGospodarka.plPodatkiPorady podatkowe › Jak ujmować wydatki przy ewidencji przebiegu samochodu osobowego?

Jak ujmować wydatki przy ewidencji przebiegu samochodu osobowego?

2016-11-28 11:55

Jak ujmować wydatki przy ewidencji przebiegu samochodu osobowego?

Jak ujmować wydatki w ewidencji przebiegu samochodu osobowego? © andriano_cz - Fotolia.com

PRZEJDŹ DO GALERII ZDJĘĆ (2)

Szczególnie w małych firmach przedsiębiorcy wykorzystują ma potrzeby służbowe swoje samochody prywatne (z reguły są to samochody podatkowo traktowane jako osobowe). Logicznym w takich przypadkach jest, iż wydatki związane z ich eksploatacją podatnicy chcą rozliczać w kosztach podatkowych. Czy występuje taka możliwość?
Jak najbardziej, niemniej ustawodawca nakłada na takich przedsiębiorców w stosunku do tych pojazdów dodatkowe obowiązki ewidencyjne. W jakiś sposób (a dokładniej konkretny, po wskazany wprost w przepisach) trzeba bowiem ponoszone wydatki podzielić pomiędzy jazdy prywatne i firmowe.

Sytuacja jest tutaj stosunkowo prosta w zakresie podatku VAT. Samochody osobowe dają bowiem co do zasady prawo do odliczenia połowy podatku naliczonego.
Nie zawsze jednak tak było. Przed kwietniem 2014 r. bowiem limitowane było odliczanie VAT-u od zakupu, leasingu czy najmu samochodu traktowanego jako osobowego. Podatnicy wówczas mieli też pełne prawo do odliczania tego podatku od wydatków związanych z eksploatacją samochodu, za wyjątkiem paliwa (gdzie prawo do odliczenia VAT w ogóle nie przysługiwało). Od kwietnia 2014 r. od wszystkich wydatków ponoszonych na samochód (w tym także jego zakup, leasing czy najem) odliczyć można było połowę podatku naliczonego, za wyjątkiem paliwa - gdzie w dalszym ciągu występował zakaz odliczania VAT naliczonego. Natomiast z początkiem lipca 2015 r. podatnicy mogą odliczyć także połowę tego podatku od zakupionego paliwa, które służy do napędu samochodów osobowych. Co ważne – nie ma tutaj większego znaczenia to, czy samochód taki stanowi składnik majątku firmowego czy też majątku prywatnego przedsiębiorcy bądź jest używany na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu. Dla tego podatku sposób władania samochodem jest nieistotny.

Ustawodawca zatem określił z góry ryczałtową wartość odliczenia – połowa tego co jest na fakturze.

Zupełnie inaczej jest w podatku dochodowym. Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi bowiem, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Wyjątkiem są tutaj samochody użytkowane na podstawie umów leasingu operacyjnego – dla nich prowadzenie ewidencji nie jest konieczne. Zbliżone regulacje zawiera ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych.

Aby zaliczać w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na prywatny samochód osobowy przedsiębiorcy, który jest wykorzystywany także w działalności gospodarczej, trzeba zatem przede wszystkim zaprowadzić dla niego ewidencję przebiegu pojazdu, w której będą odnotowywane jazdy służbowe.
UWAGA!
Ewidencja przebiegu pojazdów prowadzona na potrzeby podatku VAT (w celu pełnego odliczenia tego podatku od wydatków na eksploatację samochodów osobowych i innych pojazdów z nimi zrównanych) nie jest tożsama z ewidencją przebiegu pojazdów prowadzoną na potrzeby podatku dochodowego.

Na tej podstawie przedsiębiorca ustali górny limit wydatków (poprzez przemnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu), które będzie mógł odnieść w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

fot. andriano_cz - Fotolia.com

Jak ujmować wydatki w ewidencji przebiegu samochodu osobowego?

Górny limit wydatków ustala się poprzez przemnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu.


Przebieg takiego pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji jest natomiast obowiązana osoba używająca dany pojazd.
W przypadku braku ewidencji przebiegu pojazdu, wydatki ponoszone w związku z używaniem samochodu prywatnego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej nie będą mogły być zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

To jednak nie koniec dodatkowych obowiązków. Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów obowiązani są bowiem także do sporządzenia dodatkowego zestawienia faktycznie ponoszonych wydatków na taki samochód.

fot. mat. prasowe

Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka)

Kilometrówka, aby była ważnym dokumentem, musi zawierać minimum informacji określonych przez ustawodawcę, w tym odbyte podróże i ilość przejechanych kilometrów.


Pkt 13 załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów mówi bowiem, że wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w kolumnie 13 księgi po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków.
Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Przykład
Podatnik wykorzystuje w prowadzonej firmie swój prywatny samochód osobowy. Limit wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodu, ustalony na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, w miesiącu styczniu wyniósł 560 zł. Wydatki faktycznie poniesione, które zostały ujęte w odpowiednim wykazie, wyniosły natomiast 400 zł.

Do kosztów uzyskania przychodu podatnik zaliczy zatem kwotę 400 zł, czyli wartość wydatków faktycznie poniesionych. Gdyby wydatki te przekroczyły limit ustalony na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu i wyniosły przykładowo 800 zł, podatnik do kosztów uzyskania przychodów mógłby zaliczyć jedynie wartość 560 zł. Pozostała część wydatków (czyli 240 zł) mogłaby przy tym stać się kosztem następnych miesięcy, jeżeli tylko limit kilometrówki (w danym roku) by na to pozwolił.


W wykazie kwoty brutto czy netto?


Samochody osobowe i inne pojazdy z nimi zrównane na gruncie podatku VAT dają co do zasady prawo do odliczenia połowy podatku naliczonego od wydatków na ich eksploatację. Tak samo jest w przypadku prywatnego samochodu wykorzystywanego w firmie, dla którego na potrzeby podatku dochodowego jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu.

Należy przy tym pamiętać, że kwota VAT niepodlegającego odliczeniu co do zasady stanowi koszt uzyskania przychodu. Niemniej dany wydatek (w tym także na płacony od zakupów VAT) musi wykazywać związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W związku z tym, jeżeli wydatki tyczą się prywatnego samochodu osobowego wykorzystywanego zarówno w działalności gospodarczej jak i poza nią, to ograniczenie w zakresie zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodu ma zastosowanie nie tylko do wartości netto wynikającej z faktury, ale także nieodliczonego VAT-u.

Skoro wydatki te są tutaj rozliczane z uwzględnieniem kilometrówki która, mówiąc w pewnym uproszczeniu, ma na celu ustalenie, jaka część wydatku tyczy się prowadzonej działalności gospodarczej, to właściwym wydaje się przyjęcie, że w jej limicie mieści się także nieodliczony podatek VAT. Dlatego też słusznym wydaje się być rozwiązanie, iż w zestawieniu wydatków z tytułu używania takiego pojazdu podatnik powinien ujmować kwotę netto z faktury dokumentującej poniesiony wydatek powiększoną o nieodliczony VAT.
Również Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 28.11.2013 r. nr IPTPB3/423-345/13-2/GG wskazał, do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego własności podatnika zalicza się wszystkie wydatki poniesione w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy - a więc również podatek od towarów i usług. Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów naliczony podatek od towarów i usług niepodlegający odliczeniu, jednakże wyłącznie do wysokości limitu, który stanowi kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika i stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Oceń

0 1

Podziel się

Poleć na Wykopie Poleć w Google+

Poleć artykuł znajomemu Wydrukuj

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

REKLAMA

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć urząd skarbowy lub izbę skarbową.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo:

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.