Ewidencja księgowa otrzymania dotacji w księgach rachunkowych i KPiR

Przeczytaj także: Dla kogo księgi rachunkowe w 2015 roku?

Dotacja w PKPIR

Sposób prowadzenia księgi określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r., poz. 1037). Zawarte w rozporządzeniu objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów określają, w jakich kolumnach wpisywać określone przychody i koszty.

Dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów istotne jest także właściwe ujęcie i zapisanie ponoszonych wydatków w odpowiednich kolumnach tej księgi. Ustawodawca różnicuje skutki podatkowe otrzymanych dotacji i innych nieodpłatnych świadczeń w zależności od celu, na jaki zostały one przeznaczone, tj.:

• dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na cele inne niż nabycie lub wytworzenie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych zaliczane są do przychodów z działalności gospodarczej,
• świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków poniesionych przez podatnika na zakup lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, nie stanowią przychodu z działalności gospodarczej.

Jak widać, niektóre dotacje stanowią przychód z działalności gospodarczej podlegający opodatkowaniu, a niektóre zwolnieniu.

Jak wynika z objaśnień do prowadzenia księgi, przychody należy wykazywać w kolumnie 7 – sprzedaż towarów lub usług, oraz w kolumnie 8 – pozostałe przychody, czyli takie, które nie wynikają z głównego profilu działalności firmy. Oznacza to, że w sytuacji, gdy dotacja będzie podlegała opodatkowaniu, należy ująć ją w kolumnie 8 – pozostałe przychody.

W sytuacji. gdy dotacja jest zwolniona. co do zasady nie podlega ujęciu w PKPIR. Jednak gdy podatnik chce wykazać otrzymaną dotację w księdze, może to uczynić.

Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, nr IPTPB1/4511-20/15-2/ASZ, z 16 marca 2015 r.:
„(…) Sposób prowadzenia księgi określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r., poz. 1037). Zawarte w rozporządzeniu «Objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów» określają w jakich kolumnach wpisywać określone przychody i koszty.

Mając na względzie powyższe, przychody i koszty, których wysokość nie ma wpływu na podstawę opodatkowania i wysokość należnego podatku, a więc w części objętej zwolnieniem przedmiotowym, nie muszą być w księdze ujmowane. Wynika to m.in. z treści pkt 13 «Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów». Zgodnie z objaśnieniami do księgi, jedynym miejscem, gdzie fakultatywnie można księgować otrzymane dotacje oraz wydatki, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, jest kolumna 16 (Uwagi), gdzie mogą być ewidencjonowane faktycznie otrzymane przez podatnika przychody, a także dotyczące tego przychodu wydatki. Poza tą kolumną dotacje oraz wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów nie powinny być w księdze ewidencjonowane jako niemające wpływu na ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

W konsekwencji, przychody te nie podlegają ujęciu w prowadzonej przez Wnioskodawczynię podatkowej księdze przychodów i rozchodów, ponieważ nie mają one wpływu na wysokość zobowiązania podatkowego. Przychody te mogą być jednak ujęte w kolumnie 16 Księgi «Uwagi» (…)”.

Co do zasady, decyzja o ujęciu przychodu (dotacji) w księdze należy do samego podatnika. Warto w tym miejscu podkreślić, że nawet w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie wykaże otrzymanej dotacji w KPiR, zobligowany jest do przechowywania wszelkiej dokumentacji z nią związanej.

Do ujmowania kosztów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów służą kolumny:

• 10 – zakup towarów oraz materiałów podstawowych,
• 11 – koszty uboczne zakupu,
• 12 – wynagrodzenie w gotówce i naturze, oraz
• 13 – pozostałe wydatki.

W sytuacji, gdy wydatek sfinansowany dotacją nie stanowi kosztu uzyskania przychodu w myśl art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy, niepoprawne byłoby ujęcie go w którejś z powyższych kolumn. W tym przypadku podatnik może postąpić analogicznie jak w przypadku przychodów i wykazać koszt w kolumnie 16 księgi – uwagi, lub nie ujmować go w ogóle w KPiR.

Natomiast gdy wydatki (poza ŚT i WNiP) zostały sfinansowane środkami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o PIT (czyli jednorazowe środki przyznane bezrobotnemu na podjęcie działalności), należy zewidencjonować je w odpowiedniej dla nich kolumnie księgi, gdyż stanowią koszt i pozwalają zmniejszyć zobowiązanie podatkowe przedsiębiorcy.

Podmioty otrzymujące dotacje działają w zróżnicowanych formach prawnych oraz stosują różne formy księgowości. Ewidencja otrzymanej dotacji w księgach rachunkowych i tym samym jej wpływ na poszczególne elementy sprawozdania finansowego zależy przede wszystkim od celu, na który została ona przyznana.

W przypadku prowadzenia księgowości przy zastosowaniu PKPiR ujęcie w niej dotacji zasadniczo zależy od tego, czy podlega ona opodatkowaniu.