Nocleg dla pracownika zatrudnionego na umowę zlecenie

Przeczytaj także: Zwrot kosztów dojazdu weterynarza prowadzącego firmę

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca świadczy usługi budowlane, do wykonywania których zatrudnia m.in. ludzi w oparciu o umowy cywilnoprawne (umowy zlecenie i umowy o dzieło). Pracownicy ci są bardzo często obcokrajowcami, tj. obywatelami Ukrainy czy Białorusi, posiadający tzw. „wizy robocze” wydawane w celu wykonywania pracy na podstawie „oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi bądź zezwolenia na pracę”. Zarówno oświadczenia, jak i zezwolenia zawierają miejsce wykonywania pracy - jest to teren całej Polski według podpisanych zleceń. Cudzoziemcy nie posiadają miejsca zamieszkania w Polsce - we wszelkich dokumentach związanych z zatrudnieniem podawany jest ich adres zagraniczny.

Z uwagi na różne miejsca pracy, wnioskodawca zapewnia powyższym pracownikom nocleg blisko budowy. Noclegi takie są organizowane w bursach, hotelach pracowniczych czy kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania. Noclegi mają charakter zbiorowy (w jednym pokoju przebywa więcej niż jedna osoba). Pracownicy nie są w żaden sposób obciążani kosztem noclegu zapewnionego przez pracodawcę.

W zawartych z pracownikami umowach cywilnoprawnych nie ma punktu, który stanowi o zapewnieniu noclegu, są to zwykle słowne ustalenia. Spółka zadała pytanie, czy koszty noclegów może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1888 ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. Elnur - Fotolia.com

Zapewnienie noclegu przy umowie zleceniu

Zleceniodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki na nocleg zleceniobiorcy, ale pod warunkiem, że jego zapewnienie wynika z zawartej umowy cywilnoprawnej.

Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
• musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie może być wymieniony w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
• musi być należycie udokumentowany.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 updop oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Zatem, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie przychodów bądź zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. Zauważyć przy tym należy, że aby wydatki na rzecz zleceniobiorców, czy osób wykonujących dzieło uznać za koszty uzyskania przychodów, konieczność ich ponoszenia winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych). (...)

Wydatki poniesione na noclegi na rzecz osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, bądź umowy o dzieło, nie zostały wprost wyłączone z kosztów na podstawie art. 16 updop.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być.

Mając powyższe na względzie, stwierdzić należy że wydatki z tytułu pokrycia kosztów noclegów na rzecz osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, bądź umowy o dzieło, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki jednakże pod warunkiem, że z zawartych umów wynika konieczność poniesienia ww. wydatków na rzecz tych osób.

Biorąc pod uwagę powyższe oraz przedstawiony stan faktyczny sprawy, stwierdzić należy, że skoro w zawartych umowach cywilnoprawnych (umowach zlecenia, umowach o dzieło) nie ma zapisu stanowiącego o zapewnieniu noclegu osobom zatrudnionym na podstawie ww. umów, a Spółka wskazała, że są to jedynie słowne ustalenia, to tego typu wydatki nie mogą stanowić kosztów podatkowych Spółki. (...)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów