Transakcje gotówkowe: Umowy ramowe a koszty uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Zwrot gotówki i przelew bankowy a rozliczenie kosztów podatkowych

Przepisy, zarówno ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jak i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wskazują, że podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (a więc której jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł) została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Jeżeli taka transakcja do kosztów zdąży już trafić, trzeba ją wykorygować w tym okresie, w którym nie zachowano odpowiedniej formy płatności. Co ważne - regulacje takie należy stosować odpowiednio także do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (nabytych/wytworzonych po 31 grudnia 2016 r. - nowe regulacje stosujemy poczynając od 1 stycznia 2017 r.).

Warto też pamiętać, że powyższe ograniczenia w sposobie regulowania płatności odnoszą się w zasadzie tylko do przedsiębiorców. Stąd jeżeli podatnik taki dokonuje zakupu czy to od rolnika ryczałtowego, a nawet opodatkowanego VAT-em, czy wręcz prowadzącego działy specjalne produkcji rolnej (które są opodatkowane podatkiem dochodowym, niemniej mieszczą się w definicji działalności rolniczej) bądź osoby prywatnej - nieprowadzących działalności gospodarczej, sposób zapłaty jest dowolny. Nawet transakcje powyżej wskazanego limitu mogą być regulowane gotówką i nie spowoduje to utraty prawa do rozliczenia ich w kosztach podatkowych.

Kolejną niezwykle istotną kwestią jest określenie, co należy rozumieć pod pojęciem transakcji - gdyż to do niej odnosi się wskazany limit, a nie poszczególnych płatności w jej ramach dokonywanych.

Umowy ramowe uprzywilejowane

Czym zatem jest transakcja? Fiskus w swoich wyjaśnieniach wskazuje, że transakcją jest taka czynność prawna (umowa) zawierana związku z prowadzoną przez strony działalnością gospodarczą, w wykonaniu której dokonywana jest co najmniej jedna płatność. Regulacje prawne nie określają, co może stanowić przedmiot transakcji (umowy), natomiast można przyjąć, iż może nim być w szczególności nabycie towaru lub usługi. O przyporządkowaniu płatności do poszczególnych umów (transakcji) decyduje ich cel gospodarczy i zgodny zamiar stron, a nie treść dowodów (dokumentów) księgowych.
Może przy tym wystąpić sytuacja, że jedna transakcja obejmie transfery pieniężne dokonane nawet w ciągu kilku lat (gdy umowa jest realizowana etapami).

Umowy są jednak przeróżne. Część z nich jest terminowych, inne bezterminowe. Jedne wskazują od razu swoją wartość, innych zaś wartość uzależniona jest od czasu współpracy. Wszystko to powoduje, że każdy przypadek należy rozstrzygać odrębnie. Organy podatkowe wskazują dla przykładu, że umowę leasingu należy rozumieć jako jedną transakcję, w związku z czym w zasadzie każda płatność z nią związana musi być dokonana przelewem, aby koszt rozpoznać. Podobnie można przyjąć w przypadku terminowych umów najmu (które są pod tym względem bardzo zbliżone do umów leasingu operacyjnego). Zgoła inaczej jest natomiast przy umowach bezterminowych (np. stała współpraca księgowa, najem bezterminowy). Tutaj fiskus przyznaje, że jako transakcję należy rozumieć jeden okres rozliczeniowy.

A co w przypadku tzw. umów ramowych, czyli umów, na podstawie których strony wprawdzie nawiązują współpracę, ale trudno powiedzieć co dokładnie, w jakim czasie, ile oraz za ile zostanie sprzedane/kupione?

Faktury mogą być tutaj wystawiane do danego (dziennego) zamówienia bądź za okresy zbiorcze (tydzień, miesiąc, itp.). Jak w takich sytuacjach należy rozumieć pojęcie transakcji?

Odpowiedzi w tym zakresie udzielał ostatnio Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 16.03.2017 r. nr 1462-IPPB6.4510.6.2017.1.AM na wniosek firmy, która handlowała lekami oraz suplementami diety i zamierzała zawierać właśnie takie umowy ramowe z dostawcami.
Organ uznał, że w takim przypadku przez transakcję należy rozumieć wystawioną fakturę, a nie sumę sprzedaży dokonaną w oparciu o taką umowę ramową.

Stąd jeżeli firma zapłaci gotówką za fakturę VAT o wartości nieprzekraczającej 15 000 zł, a wystawionej w oparciu o zawartą umowę o współpracy/umowę ramową, w ramach której łączna wartość wystawionych faktur przekracza ten limit, koszty wynikające z takiej faktury będą mogły być zaliczone do podatkowych kosztów uzyskania przychodu.

Warto zatem zadbać o to, aby wartość jednej faktury nie przekroczyła tutaj limitu 15 000 zł. Jej uregulowanie gotówką pozbawi bowiem przedsiębiorcę kosztów podatkowych.