eGospodarka.pl

eGospodarka.plPodatkiPorady podatkowe › Oddelegowanie a podróż służbowa w podatku dochodowym

Oddelegowanie a podróż służbowa w podatku dochodowym

2017-11-08 13:35

Oddelegowanie a podróż służbowa w podatku dochodowym

Podróż służbowa to nie oddelegowanie do pracy © Tomasz Zajda - Fotolia.com

W odniesieniu do firm transportowych, tematyka noclegów, diet,"delegacji", wyjazdów najczęściej dotyczy spraw związanych z kierowcami. Tymczasem nie tylko oni spędzają czas poza siedzibą przedsiębiorstwa. Choć w praktyce pojęcia "podróży służbowej" i "oddelegowania" często są używane zamiennie, to zakres tych pojęć jest różny, a niewłaściwa kwalifikacja spowoduje błędne rozliczenie wypłacanych należności.
Z podróżą służbową mamy do czynienia, gdy pracownik wykonuje zadanie na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy. Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie.
Oznacza to, że w ramach podróży służbowej zatrudnionemu zostają powierzone czynności określone odrębnie, wykraczające poza umową o pracę i zakres zwykłych czynności, w dodatku mają one charakter przejściowy (czasowy). Nie wynikają one wprost z umowy o pracę i powinny być wykonane poza stałym miejscem pracy. Wskazuje to na incydentalność podróży służbowej i tymczasowość pobytu w lokalizacji, w której wykonywane są dane działania.

W przypadku kierowców, stałe wyjazdy stanowią integralny element wykonywania przez nich pracy, zatem de facto nie odbywają oni podroży służbowych. Dotyczy to takich zawodów jak kierowcy zawodowi czy przedstawiciele handlowi. Bo przecież profesja kierowcy niejako z góry zakłada przebywanie poza siedzibą firmy. Z kolei praca handlowców polega na świadczeniu usług dla kontrahentów pracodawcy lub na utrzymywaniu kontaktów z kontrahentami i pozyskiwaniu nowych klientów.

Nie popełnić błędu


Wypłacanie diet oraz innych należności z tytułu odbywania podróży służbowych jest korzystne podatkowo – są one bowiem zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym oraz nie stanowią podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne . Podstawowy warunek stanowi odbycie przez pracownika podróży służbowej.
Zwolnienie nie dotyczy wypłaconych dobrowolnie przez pracodawcę należności z tytułu oddelegowania zatrudnionego: opodatkowano je podatkiem dochodowym jak przychód ze stosunku pracy.

Dlatego tak istotne jest, aby wiedzieć, kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową, a kiedy z oddelegowaniem pracownika. Błędne zidentyfikowanie oddelegowania jako podróży służbowej powoduje ryzyko powstania zaległości w zapłacie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od części należności wypłaconej za podróż służbową. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku składek na ubezpieczenie społeczne.

fot. Tomasz Zajda - Fotolia.com

Podróż służbowa to nie oddelegowanie do pracy

Pracownik przebywający w podróży służbowej ma prawo do dodatkowych świadczeń, jak chociażby diety, ryczałty za noclegi (gdy nie dysponuje fakturą) itp. Świadczenia te, jeżeli mieszczą się w ustawowych limitach, są zwolnione od podatku. Owe świadczenia mogą być wypłacane także pracownikom oddelegowanym do pracy, niemniej wówczas nie korzystają ze zwolnienia z PIT. Dlatego tak istotne jest określenie, czy mamy do czynienia z podróżą służbową czy oddelegowaniem.


Należy również zwrócić uwagę, że wysokość zwolnienia dla świadczeń z tytułu podróży służbowej jest limitowana . Nadwyżka diety wypłaconej pracownikowi ponad wskazany limit podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy wszelkie wydatki na podróże służbowe pracowników, w tym zwolnione z podatku diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, stanowią koszt uzyskania przychodu.

Wyżywienie zamiast diety


Pracodawca może dowolnie podnieść wysokość diet wypłacanych pracownikom. Nie budzi wątpliwości, że cała kwota diety wypłaconej pracownikowi – w tym ponad limit określony w przepisach - będzie dla firmy kosztem uzyskania przychodu. Jednak kwota nadwyżki ponad obowiązujący limit stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. W konsekwencji, na przedsiębiorcy ciąży z tego tytułu obowiązek płatnika. Będzie on zobowiązany obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczki na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy. Zatem wypłata diety ponad ustalony limit nie daje firmie korzyści podatkowych, gdyż zasady jej opodatkowania nie różnią się od zasad opodatkowania wynagrodzenia.

Moim zdaniem inaczej powinniśmy podejść do sytuacji, gdy zamiast wypłaty diety pracodawca zapewnia pracownikowi całodzienne wyżywienie – nawet ponad obowiązujące limity. Gdy delegowany udokumentuje je fakturami wystawionymi na przedsiębiorcę (nawet, jeśli przekroczy wysokość diety), nie może zostać to potraktowane jako przychód zatrudnionego . Takie rozwiązanie może być więc bardziej korzystne z podatkowego punktu widzenia.

Podstawa prawna: art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2017 r.
poz. 962).

Tomasz Strzałkowski, doradca podatkowy w Kancelarii Chałas i Wspólnicy

Oceń

0 0

Podziel się

Poleć na Wykopie Poleć w Google+

Poleć artykuł znajomemu Wydrukuj

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

REKLAMA

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć urząd skarbowy lub izbę skarbową.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo:

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.