eGospodarka.pl

eGospodarka.plPodatkiPorady podatkowe › Jak sprawdzić kontrahenta? 3 przydatne triki księgowego

Jak sprawdzić kontrahenta? 3 przydatne triki księgowego

2018-09-14 11:53

Jak sprawdzić kontrahenta? 3 przydatne triki księgowego

Jak sprawdzić kontrahenta? 3 przydatne triki księgowego © Wellnhofer Designs - Fotolia.com

W poczet zasad dobrych praktyk rzetelnego księgowego wchodzi każdorazowo weryfikacja numerów rejestrowych danej firmy - numeru NIP i statusu VAT. Nie zawsze na tym jednak koniec. Mimo, że część dzisiejszych programów księgowych umożliwia nam automatyczną weryfikację tych dwóch, coraz więcej klientów firm księgowych chce czegoś więcej, by upewnić się, że kontrahent jest wypłacalny i że faktury zostały poprawnie wystawione. Gdzie szukać informacji o firmach? I na co zwrócić uwagę, aby w pełni dopełnić swoich obowiązków należytej staranności w VAT, dając Klientowi 100%-ą pewność, że nie popełniliśmy żadnego błędu? Że w razie kontroli fiskusa, urząd nie będzie miał wątpliwości? W niniejszym artykule opisujemy kilka przydatnych trików księgowego.

Jak sprawdzić firmę, żeby wypełnić obowiązek należytej staranności w VAT? Krok po kroku


W standardach dobrych praktyk odnoszących się do terminu należytej staranności przy wyborze kontrahenta wchodzi szereg informacji, jakie powinniśmy zweryfikować przed podpisaniem umowy czy wystawieniem faktury. Poniżej, krok po kroku, opisujemy, jakie informacje powinniśmy sprawdzić i gdzie ich szukać.

Krok 1. Status VAT i status VIES


W pierwszej kolejności sprawdzić należy status podmiotu w VAT - czy podatnik jest zarejestrowany jako płatnik czynny lub podatnik zwolniony albo czy podatnik w ogóle zarejestrowany jest. Ta trzecia sytuacja wcale tak rzadko się nie zdarza, bo w świetle polskiego prawa, niektóre podmioty gospodarcze są zwolnione z obowiązku rejestracji, a tyczy się to podmiotów, których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym 200 000 zł oraz podmiotów, które dopiero działalność rozpoczęły, ale w trakcie trwania roku podatkowego również puli 200 000 zł ze sprzedaży nie przekroczyły. Niektóre podmioty są również zwolnione przedmiotowo - lekarze, szkoły językowe, indywidualni artyści i twórcy, działający w szeroko rozumianych usługach kulturalnych oraz podmioty świadczące usługi finansowe.

Ponadto, szczególnie przy działalności międzynarodowej, zalecane jest sprawdzenie europejskiego numeru VAT, czyli VIES.

Jak sprawdzić status VAT firmy?
Portal Finansowy Usługi prowadzony przez Ministerstwo Finansów: - zakładka "sprawdzenie statusu podmiotu w VAT" pozwala szybko zweryfikować numer rejestrowy działalności zarejestrowanej w Polsce.

Jak sprawdzić status VIES firmy?
Oficjalna strona Komisji Europejskiej: - wystarczy, że po kliknięciu na link wybierzemy państwo członkowskie i podamy numer VAT.

WAŻNE!
Żeby znaleźć się w posiadaniu potwierdzenia, że sprawdziliśmy VAT/VIES, powinniśmy zrobić zdjęcie strony, tak aby była na nim widoczna informacja o statusie oraz data zrobienia zdjęcia. Jeżeli z jakiś przyczyn technicznych portal nie działa, lub chcemy masowo pobrać potwierdzenie statusu VAT/VIES już jako gotowy dokument na nasz komputer, możemy też skorzystać z platformy typu wywiad gospodarczy online Prześwietl.pl: - gotowe pliki w pdf z datą i zdjęciem pobierzemy w dowolnej ilości w kilka minut.


WARTO ZAPAMIĘTAĆ!
Potwierdzenia statusu VAT w formie zdjęć i pdf wraz z datą wykonania, przydają się również w trakcie ustalania odwrotnego obciążenia w VAT (dla sprzedawców towarów wrażliwych) oraz w trakcie ubiegania się o tzw. "Ulgę na złe długi", czyli dokonanie korekty podstawy opodatkowania i kwoty podatku VAT od niezapłaconej wierzytelności, która nie została uregulowana przez kontrahenta w ciągu 150 dni od dnia upływu terminu jej płatności (art. 89a ustawy VAT). W tym drugim przypadku bezwzględnie musimy przedłożyć potwierdzenie, że w dniu poprzedzającym dzień złożenia deklaracji podatkowej, w której ubiegamy się o korektę, dany kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym oraz, że nie jest w trakcie postępowania upadłościowego lub likwidacji.

Krok 2. Odpis KRS i odpis CEIDG


Kolejnym krokiem w trakcie sprawdzania kontrahenta jest weryfikacja podstawowych danych rejestrowych i historii firmy w państwowych rejestrach poprzez pobranie odpisu KRS lub (dla działalności jednoosobowych) odpisu CEIDG. To, na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę podczas zapoznawania się z odpisem KRS/CEIDG jest:
  • zgodność numerów rejestrowych - KRS, NIP, REGON,
  • zgodność adresu rejestrowego firmy,
  • zgodność osoby, która ma reprezentować podmiot na umowie (reprezentacja podmiotu).

Gdzie pobrać aktualny odpis KRS?
Oficjalna strona Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliowści: . Wystarczy wpisać dane podmiotu w wyszukiwarkę KRS i wygenerować odpis KRS w wersji cyfrowej.

Gdzie pobrać aktualny odpis CEIDG?
Oficjalna strona Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG): . Wystarczy skorzystać z wyszukiwarki wpisów CEIDG.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ!
Poprzez termin "Aktualny odpis KRS/CEIDG" na różnych stronach możemy znaleźć dokumenty z różnymi datami - mogą to być odpisy wygenerowane dokładnie w dniu dzisiejszym, a mogą być to odpisy z wczoraj czy sprzed 30 a nawet 60 dni! O ile nie było żadnych zmian w firmie w KRS lub CEIDG, odpisy te nadal są bowiem aktualne. Mimo to, przyjmuje się że odpisy starsze niż 60 dni "aktualnymi" już nazywać nie można.


Krok 3. Raport handlowy ze sprawozdaniami finansowymi, czyli wstępna ocena ryzyka biznesowego


"Ocena ryzyka biznesowego", "zarządzanie ryzykiem", "risk management", "KYC" (z ang. Know Your Customer) - wszystkie te terminy oznaczają weryfikację kontrahenta przed podjęciem z nim współpracy, tak aby potwierdzić jego wiarygodność i zrozumieć aktualną kondycję finansową firmy.

Oczywiście nie każde przedsiębiorstwo stać na tworzenie wewnętrznego działu analizy ryzyka, ale od kilkunastu lat, nawet średniej wielkości, polskie firmy wymagają od pracowników działów zakupów, sprzedaży czy administracji, żeby - przynajmniej przy większych kontraktach - najpierw zaznajomili się z raportem handlowym o danym kontrahencie. "Polisa ubezpieczeniowa" - tak najłatwiej wytłumaczyć działanie raportów handlowych w skrócie.

Jak analizować raport handlowy?
Raporty handlowe (nazywane też raportami gospodarczymi) dostarczają przede wszystkim takich informacji jak:
  • koncesje i zezwolenia (czy firma prawnie może dostarczać nam takie usługi jak obiecuje),
  • adres strony internetowej firmy (coraz więcej firm przyjmuje, że posiadanie przez firmę strony www jest takim samym potwierdzeniem, że firma "nie jest wydmuszką", jak posiadanie adresu pocztowego),
  • informacje o składzie zarządu, właścicielach i osobach kluczowych w firmie oraz - co istotne - zmianach w tym zarządzie (jeżeli zmiany dokonują się często, zakłada się że firma jest niestabilna lub źle zarządzana),
  • informacje o wierzytelnościach i zaległościach firmy na giełdach długów,
  • informacje o innych firmach powiązanych z tą firmą (rejestrowanych na tego samego właściciela, takich w których firma ma udziały) - czy może 5 na 7 firm jest w stanie upadłości? Wówczas przypuszczać można, że i ten kontrahent w końcu upadnie,
  • informacja o znajdowaniu się na liście ostrzeżeń Komisji Nadzoru Finansowego (KNF),
  • informacja o tym czy firma nie jest w likwidacji lub w trakcie postępowania upadłościowego,
  • sprawozdania finansowe firmy - zwyczajowo są to trzy ostatnie sprawozdania finansowe, bo dopiero one pozwalają rzeczywiście sprawdzić, co się dzieje w finansach firmy (tj. jeżeli firma w 2017 roku miała zysku 60 tys. zł, to można by sądzić, że wszystko z nią w porządku, ale jeżeli widzimy, że w poprzednich latach jej zysk roczny wynosił 500 tys. zł, to wlot widzimy, że firma ma problemy). Co więcej, to sprawozdanie finansowe powie nam czy firma utrzymuje się z rzeczywistych klientów czy jednak dotacji tudzież sprzedaży własnych aktywów. Poza tym, sprawozdania finansowe powiedzą nam również czy firma jest firmą produkcyjną czy usługową (ta pierwsza ma zwyczajowo wysoką wartość aktywów trwałych, czyli maszyn, hal itd., przychody ze sprzedaży są dominującym przychodem firmy a koszty wytworzenia produktów są wysokie. Ta druga, firma usługowa, ma najczęściej niskie pozycjie kosztów wytworzenia produktów).,
  • informacje potwierdzające czy adres pocztowy firmy, to siedziba rzeczywista czy wirtualna (inne firmy zarejestrowane pod tym samym adresem).

Gdzie znaleźć sprawdzony raport handlowy o firmie?
eGospodarka.pl http://www.firma.egospodarka.pl/raporty-o-firmach. Nasz serwis dostarcza raporty handlowe o wszystkich firmach zarejestrowanych w Polsce.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ!
Pojedynczy raport handlowy o firmie może mieć od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu stron A4. Jedynie raporty o jednoosobowych działalnościach gospodarczych wpisanych do CEIDG mają często zaledwie kilka stron. Przeczytanie i analiza pełnego raportu handlowego zajmuje zatem niekiedy nawet godziny! Raporty handlowe zawsze są płatne - albo płacimy za pojedynczy raport albo kupujemy paczkę raportów do wykorzystania albo rozliczamy się w planie miesięcznym czy rocznym "za dostęp" do bazy raportów. Uwzględnijmy te koszty - czasowe i finansowe - w naszych rozliczeniach z klientami.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ!
W 2018 roku jeden z dostawców informacji gospodarczej na polskim rynku, Prześwietl.pl , wprowadził ciekawe ułatwienie w weryfikacji kontrahenta - tzw. Raporty Oceny Ryzyka. Składają się one z 3-4 stron, na których uwzględniono najważniejsze informacje z pełnych raportów handlowych. Otwierając taki raport oceny ryzyka, od razu w tabeli widzimy pytanie, jakie powinniśmy sobie zadać i odpowiedź na nie, co znacznie przyspiesza sprawdzenie danej firmy. M.in. czy firma w ogóle złożyła sprawozdanie finansowe za ostatni rok, jakie jest prawdopodobieństwo upadłości firmy, jej zysk i strata, czy to młoda firma i jaki jest wiek właścicieli, jaki jest kapitał zakładowy firmy i czy ostatnio był obniżany, czy zmieniano przedmiot działalności, czy biuro firmy istnieje w rzeczywistości i czy inne firmy mają ten sam nr telefonu lub adres, jak często zmienia się zarząd itp.

Na obecny moment Raport Oceny Ryzyka są na Prześwietl.pl nie są dodatkowo płatne i można pobierać je bez limitu. Właściciel serwisu pobiera miesięczną opłatę nie za ściąganie dokumentów (oprócz wspomnianego raportu oceny ryzyka, znajdziemy tam też pełne raporty handlowe, sprawozdania finansowe, odpisy KRS i CEIDG oraz zdjęcia potwierdzeń statusów VAT), ale za tzw. "dostęp" do całej platformy. Nie są to duże kwoty.

Artykuł przygotowany przy współpracy z firmą Transparent Data

oprac. : eGospodarka.pl

Zobacz także


Oceń

0 1

Podziel się

Poleć na Wykopie Poleć w Google+

Poleć artykuł znajomemu Wydrukuj

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć urząd skarbowy lub izbę skarbową.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo:

Ok, rozumiem Strona wykorzystuje pliki cookies w celu prawidłowego jej działania oraz korzystania z narzędzi analitycznych, reklamowych, marketingowych i społecznościowych. Szczegóły znajdują się w Polityce Prywatności. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. Jeśli nie chcesz, aby pliki cookies były zapisywane w pamięci Twojego urządzenia, możesz to zmienić za pomocą ustawień przeglądarki.