W pierwszej kolejności, zanim zostanie zakończone postępowanie wyjaśniające, powinieneś wprowadzić do ksiąg rachunkowych fakt zaistnienia niedoboru środka trwałego. Koniecznie musisz wyksięgować wartość początkową brakującego zestawu i jego dotychczasowego umorzenia, a następnie zaksięgować niedobór środka trwałego w jego wartości księgowej netto.

Ewidencja ujawnienia niedoboru środka trwałego:

1. Wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia zestawu komputerowego:
• Wn konto „Umorzenie środków trwałych”,
• Ma konto „Środki trwałe”.

2. Zaksięgowanie niedoboru zestawu komputerowego w jego wartości księgowej netto:
• Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”,
• Ma konto „Środki trwałe”.

Następnych księgowań dokonasz już po zakończeniu postępowania wyjaśniającego, którego zadaniem jest ustalenie przyczyn powstania niedoboru, a także odpowiedzialności za jego powstanie. Jeżeli prowadzone postępowanie nie wykaże winy osoby odpowiedzialnej za zestaw komputerowy, to niedobór uznasz za niezawiniony i w księgach rachunkowych dokonasz następujących zapisów:

1. Spisanie wartości księgowej netto niezawinionego niedoboru w ciężar kosztów:
• Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”,
• Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

Jeżeli jednak w trakcie postępowania wyjaśniającego okaże się, że niedobór powstał na skutek niedbałości pracownika odpowiedzialnego za powierzone mu mienie, wówczas obciążysz równowartością niedoboru osobę lub osoby materialnie odpowiedzialne za posiadane i używane środki trwałe.

Niedobory zawinione, które pracownik odpowiedzialny materialnie uzna (wymagane jest pisemne oświadczenie tej osoby o uznaniu niedoboru), ujmujesz w księgach rachunkowych w sposób następujący:

1. Obciążenie pracownika równowartością niedoboru środka trwałego w jego wartości księgowej netto:
• Wn konto „Inne rozrachunki z pracownikami”,
• Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

2. Spłata należności z tytułu niedoboru środka trwałego gotówką:
• Wn konto „Kasa”,
• Ma konto „Inne rozrachunki z pracownikami”.

Należności z tytułu niedoborów mogą być regulowane w różny sposób, np. wpłata gotówki do kasy, przelew, potrącenie całości kwoty lub kolejnych rat należności z wynagrodzenia itp., dlatego po stronie Wn mogą pojawić się różne konta, np. „Rachunek bankowy” czy „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.

Jeżeli pracownik materialnie odpowiedzialny nie zaakceptuje decyzji o uznaniu niedoboru za powstały z jego winy, niedobór ten staje się roszczeniem. Sprawę powinieneś wtedy skierować na drogę postępowania sądowego.


„Poradnik Finansowo-Księgowy” podpowiada, jak zyskać 100% pewności, że właściwie interpretuje się przepisy, poprawnie rozlicza finanse firmy, bezbłędnie prowadzi ewidencję księgową.