Czy w 2019 r. należy prowadzić ewidencję przebiegu samochodu osobowego?

Przeczytaj także: Samochody osobowe 2019: rozliczanie kosztów gdy podatnik zwolniony z VAT

W stanie prawnym obowiązującym do końca 2018 r., aby wydatki związane z używaniem służbowo nieprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego (nawet stanowiącego własność przedsiębiorcy) stanowiły koszty uzyskania przychodu, konieczne było zaprowadzenie dla takiego pojazdu ewidencji jego przebiegu. Dodatkowo wydatki te stanowiły koszty podatkowe jedynie do wysokości ustalanej jako iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz ustalonej przepisami stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (uzależnionej od pojemności skokowej silnika; por art. 23 ust. 1 pkt 46 i ust. 5 ustawy o PIT w stanie prawnym obowiązującym do końca 2018 r.) .

Z początkiem 2019 r. art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT dostał nowe brzmienie. Obecnie wynika z niego, że gdy przedsiębiorca wykorzystuje w prowadzonej firmie należący do niego samochód osobowy ale niebędący składnikiem majątku firmy, do podatkowych kosztów uzyskania przychodu może zaliczyć jedynie 20% poniesionych wydatków na eksploatację tego pojazdu oraz jego ubezpieczenie.

Zniknął natomiast z przepisów obowiązek prowadzenia w takich przypadkach ewidencji przebiegu pojazdu.
Bez zmian pozostał za to ust. 13 objaśnień zamieszczonych w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Zgodnie z objaśnieniami w kolumnie 13 księgi ujmuje się m.in. wydatki z tytułu używania samochodów. Jednakże „Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra”

Ponieważ w ustawie o PIT uchylono wymóg prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, a w miejsce „kilometrówki” wprowadzono 20% limit kosztów z tytułu używania prywatnego pojazdu, przytoczona wyżej część regulacji (zdanie drugie) na chwilę obecną jest nieaktualna. Pojawiła się jednak inna wątpliwość. Mianowicie czy obecnie takie koszty eksploatacyjne należy ujmować w księdze na podstawie faktur czy rachunków zakupu (a więc bezpośrednio na podstawie dowodów potwierdzających ich poniesienie) czy też nadal można sporządzać miesięczne zestawienie wydatków i to je ujmować w kosztach uzyskania przychodu (a mówiąc dokładniej 20% jego wartości)?

Wydaje się, że z uwagi na zmiany w PIT, przytoczona wyżej regulacja wynikająca z rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi w części odnoszącej się do ewidencjonowania wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu osobowego, nie powinna już zastosowania, zaś podatnicy prowadzący księgę powinni ujmować 20% ponoszonych wydatków na eksploatację prywatnych samochodów w księdze bezpośrednio na podstawie dowodów dokumentujących ich poniesienie.

Ustawodawca jednakże powinien dokonać odpowiedniej nowelizacji przepisów, aby usunąć tutaj wszelkie wątpliwości.