W praktyce kaucja może być:

• zwrócona Ci jako najemcy - gdy po wygaśnięciu umowy najmu oddajesz lokal w niepogorszonym stanie do dyspozycji wynajmującego,
• zatrzymana jako odszkodowanie - jeśli będąc najemcą, odstąpisz od umowy bądź też gdy spowodujesz szkody w wynajmowanym lokalu,
• zaliczona na poczet zaspokojenia roszczeń wynajmującego z tytułu najmu, np. na pokrycie zaległych rat czynszu wraz z odsetkami.

Wpłacona kaucja, z uwagi na swój zwrotny i gwarancyjny charakter, stanowi w księgach rachunkowych Twojej firmy należność i ewidencjonujesz ją na koncie zespołu 2. Podstawą jej zarachowania jest sama umowa najmu lub odrębna umowa kaucji.

Warto podkreślić, że kaucji nie dokumentujesz fakturą VAT, ponieważ nie stanowi ona czynności podlegającej opodatkowaniu w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Wpłacona kaucja nie rzutuje również na wysokość wyniku finansowego Twojej firmy, ponieważ wydatek na jej wpłacenie nie jest kosztem działalności operacyjnej z tytułu najmu lokalu.

W księgach rachunkowych kaucję ujmujecie następująco:

1. Wpłata kaucji z tytułu najmu lokalu na rzecz wynajmującego:

• Wn konto „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: kaucja z tytułu najmu lokalu),
• Ma konto „Rachunek bankowy”.

2. Przepadek kaucji jako odszkodowania – w związku z odstąpieniem od umowy lub szkodami ujawnionymi w dniu opróżnienia wynajmowanego lokalu:

• Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne” (w analityce: odszkodowania),
• Ma konto „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: kaucja z tytułu najmu lokalu).

3. Zaliczenie kaucji na poczet zaległej opłaty czynszowej:

• Wn konto „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: imienne konto dostawcy – wynajmującego).
• Ma konto „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: kaucja z tytułu najmu lokalu).

4. Zwrot kaucji na rzecz najemcy – w przypadku prawidłowo zrealizowanej umowy najmu lokalu:

• Wn konto „Rachunek bankowy”,
• Ma konto „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: kaucja z tytułu najmu lokalu).


„Poradnik Finansowo-Księgowy” podpowiada, jak zyskać 100% pewności, że właściwie interpretuje się przepisy, poprawnie rozlicza finanse firmy, bezbłędnie prowadzi ewidencję księgową.