Kasa fiskalna - o czym należy pamiętać

Przeczytaj także: Dla kogo kasa fiskalna od 1 września 2006?

Przede wszystkim pamiętaj, że przed rozpoczęciem ewidencjonowania powinieneś złożyć do urzędu skarbowego pisemne oświadczenie o planowanej liczbie kas, jakie zamierzasz wykorzystywać w prowadzonej działalności. W zgłoszeniu tym musisz także poinformować fiskusa o miejscu, w którym te kasy zainstalujesz. Jeśli z jakichś powodów nie złożysz tego zaświadczenia – nie będziesz mógł skorzystać z ulgi na zakup kasy rejestrującej.

Zauważ, że ani uptu, ani też rozporządzenia wykonawcze do uptu, nie określają terminu, w którym musisz złożyć to oświadczenie. Ważne jest, abyś złożył je przed rozpoczęciem sprzedaży, którą musisz ewidencjonować na kasie. Oświadczenie to może mieć w zasadzie dowolną formę. Powinno z niego jednak wynikać, czego dotyczy (treść), kto je składa (nadawca) oraz do kogo jest skierowane (adresat). Składając to oświadczenia w urzędzie skarbowym, powinieneś dla pewności uzyskać jego pokwitowanie, albo też wysłać je listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Po dokonaniu zakupu kasy (i zgłoszeniu jej naczelnikowi urzędu skarbowego), musisz dokonać tzw. fiskalizacji kasy. Pamiętaj, że po zakupie kasa pracuje w trybie szkoleniowym. Oznacza to, że możesz ewidencjonować na niej jedynie sprzedaż próbną (szkoleniową). Moduł fiskalny kasy nie jest aktywowany, a wykonywane przez Ciebie raporty dobowe nie są w nim zapisywane. Fiskalizacja kasy polega na aktywowaniu modułu fiskalnego – wprowadzeniu do niego na stałe Twojego NIP. Od tego momentu wszystkie transakcje zarejestrowane na kasie podlegają opodatkowaniu, a raporty dobowe są zapisywane w module fiskalnym. Fiskalizacji kasy powinien dokonać podmiot wskazany przez jej producenta lub importera.

Kolejnym obowiązkiem, o jakim musisz pamiętać, jest zgłoszenie faktu zainstalowania kasy fiskusowi. Musisz tego dokonać w ciągu 7 dni – licząc od dnia jej fiskalizacji. Forma tego zgłoszenia nie jest dowolna, a jego wzór znajduje się w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników. Pamiętaj, że zgłoszenia tego musisz dokonać odrębnie od złożenia oświadczenia o planowanej ilości i miejscu instalacji kas fiskalnych. Po złożeniu tego zgłoszenia otrzymasz numer ewidencyjny kasy, który musisz na nią nanieść w sposób trwały.

Po dokonaniu tych czynności możesz przystąpić do ewidencjonowania sprzedaży na kasie. Pamiętaj jednak, że to nie koniec Twoich obowiązków związanych z użytkowaniem kasy rejestrującej. Przez cały czas jej używania musisz między innymi prowadzić i przechowywać książkę kasy fiskalnej, a także poddawać ją obowiązkowemu corocznemu przeglądowi technicznemu.


Poradnik „VAT w praktyce” to serwis informacyjny, w którym zawsze znajdziesz aktualne informacje, porady.