Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku „Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.” Powyższy przepis nie dotyczy jednak wszystkich podatników.

Otóż – zgodnie z § 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2006 r. w sprawie kas rejestrujących zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania przy użyciu kasy fiskalnej do dnia 30 czerwca 2007 r. - sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia. W pozycji 43 załącznika do rozporządzenia istnieje natomiast zapis: „Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), z wyjątkiem dostawy paliw płynnych, gazowych oraz dostaw towarów wymienionych w § 4 rozporządzenia, za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty lub banku na rachunek bankowy podatnika, pod warunkiem, że z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie dostawy zapłata dotyczyła”. Nie ma ono jednak zastosowania do podatników, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie tych usług (sprzedaży towarów) przed dniem 1 kwietnia 2006 roku.

Zwolnienia tego ponadto nie stosuje się bez względu na wysokość obrotów (§ 4 rozporządzenia):

1. do podatników prowadzących działalność w zakresie sprzedaży gazu płynnego;
2. przy świadczeniu usług przewozów regularnych i nieregularnych pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem przewozów, o których mowa w poz. 6 i 7 załącznika do rozporządzenia;
3. przy świadczeniu usług przewozu osób i ładunków taksówkami;
4. przy dostawie: silników spalinowych tłokowych, wewnętrznego spalania, typu stosowanego w pojazdach mechanicznych (PKWiU 34.10.1), nadwozi do pojazdów mechanicznych, przyczep i naczep (PKWiU 34.2), części i akcesoriów do pojazdów mechanicznych i ich silników (PKWiU 34.3);
5. przy dostawie:
   1. sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten, (ex PKWiU 32),
   2. sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego, (ex PKWiU 33.40.3);
6. przy dostawie wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których sprzedaż nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy;
7. przy dostawie nagranych, z zapisanymi danymi lub zapisanymi pakietami oprogramowania komputerowego (w tym również sprzedawanymi łącznie z licencją na użytkowanie): płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridży.

Zatem podsumowując, z ewidencjonowania przy użyciu kasy fiskalnej zwolniona jest sprzedaż wysyłkowa na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, lecz pod warunkiem, że podatnik prowadzi szczegółową ewidencję dowodów zapłaty, na podstawie której można ustalić również dane (w tym adres) osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, na rzecz których dokonano wysyłki towarów. Zwolnienie to obowiązuje do końca czerwca 2007 roku. Nie mogą z niego natomiast skorzystać podatnicy, którzy sprzedają paliwa płynne czy gazowe, oraz podatnicy sprzedający towary wymienione w § 4 rozporządzenia o kasach fiskalnych.

Jeżeli podatnik jednak ma obowiązek stosowania kasy fiskalnej – przy każdej sprzedaży wysyłkowej na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej oraz rolnika ryczałtowego musi taką operację zaewidencjonować na kasie. Paragon w takiej sytuacji należy dołączyć do wysyłanego towaru. W przypadku paczek za pobraniem przyjęła się metoda, iż paragon jest wystawiany w momencie pakowania paczki, natomiast w przypadku przelewu bankowego – sprzedaż należy zaewidencjonować w dniu otrzymania zapłaty. Jeżeli natomiast podatnik wysłał paczkę za zaliczeniem pocztowym do której dołączył paragon, po czym paczka nie została odebrana i wróciła do podatnika – powinien on na tę okoliczność spisać odpowiedni protokół oraz skorygować rejestr sprzedaży na podstawie oryginału paragonu fiskalnego.