Duplikat faktury VAT - jaki wniosek do wystawcy?

Przeczytaj także: Oszustwa podatkowe nie pozbawiają prawa do korygowania VAT

Co do zasady prawo do odliczenia podatku VAT wynikającego z dokumentów zakupowych przysługuje podatnikowi w miesiącu otrzymania faktury lub w miesiącu następnym (z pewnymi wyjątkami). Nabyte towary i usługi muszą oczywiście być wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Faktury wystawiane są w dwóch egzemplarzach, z czego oryginał zostaje przekazany nabywcy, a kopia pozostaje u sprzedawcy. Odliczenia podatku dokonuje się wyłącznie na podstawie oryginałów faktur i faktur korygujących wystawianych przez sprzedawców. Nie można go natomiast dokonać na podstawie kserokopii tych dowodów bądź otrzymanych faksów faktur czy innych „kopii”.

To, jakie elementy powinna zawierać faktura, zostało określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Wskazuje ono m.in. że oryginał faktury lub faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA" (§ 21 rozporządzenia). W rozporządzeniu tym jest opisane także postępowanie, które należy stosować w przypadku nieposiadania oryginałów powyższych dokumentów.

Dochodzi bowiem niekiedy do sytuacji, gdy nabywca zagubił oryginał faktury bądź wcale jej nie otrzymał. Faktura taka może też przez przypadek lub w wyniku zdarzeń losowych ulec zniszczeniu.

W takiej sytuacji – zgodnie z § 22 rozporządzenia - sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. W zasadzie na tym kończą się informacje, jak należy postępować w przypadku nieposiadania oryginału faktury.

Ustawodawca wskazał zatem jedynie, że duplikat faktury zostaje wystawiony przez sprzedawcę na wniosek nabywcy. Nie narzucił tutaj natomiast formy tego wniosku. W związku z tym należy przyjąć, iż dopuszczalna jest każda forma, na podstawie której sprzedawca jednoznacznie będzie mógł stwierdzić, że ma wystawić duplikat faktury. Tym samym może to być rozmowa telefoniczna, przesłanie faksu wysłanie oficjalnego pisma z prośbą o wystawienie duplikatu a także każda inna forma przyjęta przez kontrahentów.

Do pobrania: