Aby odbiorca towarów i usług mógł wystawiać faktury VAT sprzedawcy, muszą być spełnione ściśle określone warunki zawarte w § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Przede wszystkim nabywca musi być zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym oraz musi on mieć zawartą z dostawcą towarów i usług umowę upoważniającą go do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów – w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy.

W powyższej umowie musi być zawarte m.in. postanowienie, iż podatnik dokonujący nabycia towarów i usług będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu, z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma tak być określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi.

Jak wynika z powyższego – przepisy wskazują, w jakim terminie faktura wystawiona przez nabywcę musi zostać przedstawiona sprzedawcy. Wskazują również, iż nabywca przedstawia sprzedawcy kopię i oryginał faktury, po czym sprzedawca zaakceptowany oryginał przekazuje z powrotem nabywcy. Nie znalazły się w nich natomiast informacje opisujące postępowanie, które należy zastosować w przypadku zwlekania przez sprzedawcę z zaakceptowaniem takiej faktury (np. gdy dokona od tego po kilku miesiącach). Nasuwa się zatem pytanie, w którym okresie rozliczeniowym nabywca powinien odliczyć podatek VAT z takiej faktury: w okresie jej wystawienia czy w okresie w którym zaakceptował ją sprzedawca?

W art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o podatku od towarów i usług wskazano, że nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami, gdy nie zostały zaakceptowanie przez sprzedającego.

Jak zatem wynika z powyższego, jeżeli nabywca nie otrzyma akceptacji wystawionej faktury przez sprzedającego – nie ma prawa do odliczenia podatku VAT z niej wynikającego. Kluczowym warunkiem zatem jest tutaj posiadanie takiego potwierdzenia, a nie data wystawienia faktury.

W związku z powyższym autor uważa, iż odliczenie podatku naliczonego powinno nastąpić w okresie, w którym nabywca otrzymał zaakceptowany przez sprzedawcę oryginał faktury.