Zgodnie z art. 171 § 1 kodeksu pracy, w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Otrzymany ekwiwalent jest elementem wynagrodzenia pracownika. Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Tym samym pracodawca do wynagrodzenia pracownika dolicza także ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Od tak ustalonego przychodu dokonuje obliczenia stosownej zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z zasadami określonymi w art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przypomnijmy, że zgodnie z tym przepisem podstawą obliczenia zaliczki na podatek jest dochód. Dochodem jest natomiast przychód uzyskany przez pracownika w danym miesiącu pomniejszony o koszty jego uzyskania (tzw. zryczałtowane koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 2 ustawy). Tak ustalony dochód pomniejsza się następnie o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenie społeczne.

Z otrzymanego wyniku należy obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy wg właściwej stawki progresywnej skali podatkowej. Obliczona zaliczka zostaje następnie obniżona o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru (deklaracja PIT-2). Oświadczenia tego nie trzeba składać w latach następnych, jeżeli stan faktyczny wynikający ze złożonego po raz pierwszy oświadczenia nie uległ zmianie.

Zaliczkę pomniejszoną 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej pomniejsza się następnie o składkę na ubezpieczenie zdrowotne pobraną w tym miesiącu przez pracodawcę zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (w 2007 r. składka ta wynosi 9 proc. lecz od podatku można odliczyć jedynie 7,75 proc.). Otrzymana różnica podlega wpłacie do urzędu skarbowego.