Zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95 poz. 798 z późn. zm.) jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy.

Powyższy przepis wymienia formy otrzymania części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, które powodują konieczność wystawienia faktury zaliczkowej. Jednakże użycie przez ustawodawcę sformułowania „w szczególności” oznacza, że wyliczenie to ma jedynie charakter przykładowy, a co za tym idzie – może dotyczyć innych wpłat.

W naszym przykładzie podatnik otrzymał kaucję zabezpieczającą. Aby zatem stwierdzić, czy jej otrzymanie wiąże się z wystawieniem faktury zaliczkowej, trzeba przede wszystkim ustalić, jaka jest istota tego świadczenia (autor wykorzystał w tym celu Słownik Języka Polskiego PWN http://sjp.pwn.pl). Przez kaucję należy rozumieć sumę pieniężną złożoną jako gwarancję otrzymania zobowiązania.

Z kolei zaliczka to część należności wpłacana lub wypłacana z góry na poczet tej należności. Natomiast zadatek to część należności wpłacana z góry jako gwarancja dotrzymania umowy. Przez przedpłatę należy rozumieć określoną sumę pieniędzy, stanowiącą część ceny towaru, wpłacaną z góry w celu uzyskania gwarancji jego zakupu w określonym terminie.

Jak zatem wynika z powyższego, różnicą pomiędzy zadatkiem, zaliczką czy przedpłatą a kaucją jest to, że te pierwsze są kwotami wpłacanymi na poczet należności za towar lub usługę przed ich wydaniem/wykonaniem, a kaucja stanowi świadczenie gwarantujące wykonanie umowy. Co do zasady podlega ona zwrotowi, chyba że umowa nie zostanie wykonana należycie.

Tym samym wpłacenie kaucji zabezpieczającej nie jest czynnością opodatkowaną podatkiem VAT, a co za tym idzie – nie ma obowiązku dokumentowania jej zaliczkową fakturą VAT.

Niebezpieczny wyjątek

Inaczej jednak jest w sytuacji, gdy strony wskażą w umowie, że kaucja taka zostanie zaliczona na poczet należności za dostawę towaru lub wykonanie usługi. Nie zostanie ona zatem zwrócona kontrahentowi, a pomniejszy jego ostateczne zobowiązanie wobec dostawcy. W takiej sytuacji należy ową kaucję traktować jak zaliczkę, a co za tym idzie – wystawić fakturę zaliczkową. Ważne jest także, aby przy tego typu rozwiązaniu, w celu uniknięcia niepotrzebnych sporów z fiskusem, zaznaczyć w umowie, kiedy kaucja staje się taką zaliczką i zgodnie z tą datą wystawić fakturę zaliczkową.