Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej CIT) oraz art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej PIT), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych odpowiednio w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i art. 23 ustawy o PIT.

Z kolei w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o CIT ustawodawca wskazał, że za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Poprzez użycie sformułowania „w szczególności” ustawodawca dał do zrozumienia, że powyższe stanowi jedynie przykładowe wymienienie wydatków zaliczanych do reprezentacji lecz ich katalog jest znacznie szerszy.

Rozpatrując zatem, czy dany wydatek może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym, należy w pierwszej kolejności sprawdzić, czy mieści się on w definicji kosztów określonej w odpowiednich przepisach oraz czy nie znalazł się w katalogu wyłączeń z takich kosztów.

Koszty reprezentacji z całą pewnością są ponoszone w celach osiągania przychodów z działalności gospodarczej. Mieszczą się zatem w definicji podanej wyżej. Niestety ustawodawca wyłączył takie wydatki w przepisach wskazujących, które z nich za koszty podatkowe się nie uważa. Tym samym podatnicy owych wydatków na reprezentację nie mogą zaliczyć do kosztów, o które pomniejsza się uzyskany przychód w celu ustalenia dochodu podlegającego opodatkowaniu.

Niestety przepisy ustaw o podatku dochodowym wpływają także na podatek VAT. W art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług bowiem ustawodawca wskazał, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika towarów i usług, jeżeli wydatki na ich nabycie nie mogłyby być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, z wyjątkiem przypadków, gdy brak możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów pozostaje w bezpośrednim związku ze zwolnieniem od podatku dochodowego.

Zgodnie z powyższym zapisem VAT naliczony nie może być odliczony, jeżeli zakup towaru lub usługi nie stanowił kosztu w podatku dochodowym. Bez znaczenia pozostaje tutaj fakt, czy zakup ten był związany z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Tym samym podatnik został pozbawiony prawa do uwzględniania czy to w podatku dochodowym, czy też podatku VAT jakichkolwiek wydatków ponoszonych na reprezentację. Zaczęły się jednak pojawiać komentarze, że podatnik może podatek VAT od takich zakupów zaliczyć do kosztów podatkowych. Do takiej interpretacji przepisów przychylają się także organy podatkowe w swoich interpretacjach. Niestety nie są one jednomyślne w tej kwestii.