Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawy o PIT) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez zleceniobiorcę oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu przez zleceniobiorcę (art. 21 ust. 13 ustawy o PIT).

Przepisy te to:

• rozporządzenie Ministra Pracy oraz Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236 poz. 1991)
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236 poz. 1990).

Definicja kosztów podatkowych została natomiast podana w art. 22 ustawy o PIT. Zgodnie z ust. 1 tego przepisu kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Koszty ponoszone przez zleceniodawcę na podróż służbową zleceniobiorcy z całą pewnością są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów przez tego pierwszego. Nie ma zatem przeszkód, aby wydatki takie zostały zaliczone do kosztów podatkowych. Nie obowiązują tutaj ponadto limity określone w powyższych rozporządzeniach, z jednym wyjątkiem.

Otóż z treści art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT wynika, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zgodnie z art. 23 ust. 5 przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyjątkiem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu (czyli w tym przypadku zleceniobiorca). W razie braku takiej ewidencji wydatki te nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Stawki za 1 km przebiegu takich pojazdów zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27 poz. 271).

Pamiętać także należy o prawidłowym udokumentowaniu wszelkich takich wydatków oraz ustaleniu zasad ich zwrotu. Warto w tym miejscu przypomnieć o wyroku NSA z 10 grudnia 2003 r. (sygn. akt I SA/Gd 1618/00), w którym to sąd wskazał, że „jeżeli zostaje zawarta pisemna umowa-zlecenie i w tej właśnie formie określony zostaje przedmiot umowy oraz przysługujące zleceniodawcy wynagrodzenie, to w tej samej formie strony powinny, dla celów dowodowych, w pojęciu prawa podatkowego, sprecyzować, czy w ramach otrzymywanego przez zleceniobiorcę wynagrodzenia sam zleceniobiorca ma obowiązek ponoszenia kosztów, np. wyjazdów związanych z wykonaniem umowy-zlecenia czy używania własnego samochodu, czy też koszty te ponosić będzie zleceniodawca”

Także WSA w Warszawie w wyroku z 26 października 2005 r. (sygn. akt III SA/Wa 2262/05) wskazał na konieczność zawarcia w umowie zlecenia powyższych informacji, aby mogły one zostać uznane za koszty zleceniodawcy.