Jak wskazuje art. 77⁵ §1 kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Został on zatem zobowiązany przepisami prawa do pokrywania takich wydatków. Bardzo często wydatki ponoszone przez pracowników podczas podróży służbowych są im zwracane po powrocie, po okazaniu się rachunkami dokumentującymi ich poniesienie.

Wydatki te niewątpliwie stanowią koszty podatkowe pracodawcy. Mieszczą się bowiem w definicji kosztów zawartych w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej PIT) oraz art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej CIT), czyli są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem tych, które zostały wymienione odpowiednio w art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Pracodawca wysyła swoich pracowników w podróże służbowe w wymienionych wyżej celach, a co za tym idzie, zalicza takie wydatki do kosztów.

Z kolei regulacje odnośnie opodatkowania przychodu u pracownika z tego tytułu znalazły się w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT. Wskazuje on, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W przypadku zagranicznych podróży służbowych tymi odrębnymi przepisami jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236 poz. 1991 z późn. zm.).

§9 tego rozporządzenia wskazuje, że za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Limity te różnią się w zależności od tego, którego kraju dotyczą.

Zgodnie zatem z powyższym, przychód pracownika uzyskany z tytułu zwróconych mu wydatków na nocleg w zagranicznej podróży służbowej korzysta ze zwolnienia w podatku dochodowym do wysokości ustalonego limitu. Zdarza się jednak, że wydatek na nocleg przekracza taki limit. Czy zatem nadwyżkę trzeba opodatkować?

Niekoniecznie. Ustawodawca w rozporządzeniu (§9 ust. 3) wskazał bowiem, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonym rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa wyżej. W przepisach rozporządzenia nie zdefiniował jednak, co należy rozumieć przez „uzasadnione przypadki”, tym samym zostawił to w gestii pracodawcy. Na tej podstawie można stwierdzić, że jeżeli pracodawca uzna, iż zasadne było poniesienie wyższych kosztów noclegu przez pracownika i zwróci mu je w pełnej wysokości, nadwyżka ponad limit określony w rozporządzeniu nie będzie stanowiła przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu.

Przedstawmy to na przykładzie.

Pracownik odbył podróż służbową do Niemiec. W związku z tym poniósł wydatki związane z trzema noclegami w wysokości 501 euro. Rachunek za nocleg przedstawił pracodawcy.

Limit dla tego państwa wynosi 103 euro za nocleg. Nocleg pracownika kosztował natomiast 167 euro za noc. Pracownik wyjaśnił pracodawcy, że w pobliżu miejsca podróży służbowej nie znalazł tańszego hotelu. Pracodawca uznał tę argumentację i zwrócił pracownikowi całość poniesionych wydatków.

W przedstawionej sytuacji wydatek na nocleg pracodawca zaliczył do kosztów podatkowych, a przychód po stronie pracownika w całości korzysta ze zwolnienia od podatku.