Należy jednak pamiętać, iż inne warunki trzeba spełnić w przypadku, gdy używany jest użyczony samochód osobowy, a inne gdy jest to samochód ciężarowy.

Użyczony samochód osobowy

Jeżeli podatnik wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej użyczony samochód osobowy, to wydatki związane z jego używaniem rozlicza na takich samych zasadach, jak własny samochód osobowy niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, a więc przy zaprowadzeniu tzw. „kilometrówki”.

Jak bowiem stanowi art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Przebieg pojazdu, o którym mowa w wyżej, powinien być, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone na używanie takiego samochodu nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy).

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271). Dla samochodu osobowego wynoszą one:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł

Obliczony limit wynikający z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu (czyli kilometrówka) wskazuje górną granicę uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z eksploatacją użyczonego samochodu na potrzeby działalności gospodarczej. Zatem do tej wysokości podatnik zaliczy w koszty wydatki m.in. na zakup paliwa, części zamiennych, remonty, oleje, płyny i inne. Od użyczonego samochodu osobowego nie można natomiast dokonywać odpisów amortyzacyjnych.