Ryczałt samochodowy a podatki i składki ZUS

Przeczytaj także: Prywatny samochód do celów służbowych w podatkach

Uregulowania w zakresie warunków oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy znalazły się w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. nr 27 poz. 271 z późn. zm.). Rozporządzenie to wskazuje, że zwrot kosztów z tytułu używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych powyższych pojazdów następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych.

Koszty tych przejazdów pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1. dla samochodu osobowego:
   • o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0, 5214 zł,
   • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,
2. dla motocykla - 0,2302 zł,
3. dla motoroweru - 0,1382 zł.

Rozporządzenie wskazuje także, że miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca przy czym, w zależności od liczy mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może on przekroczyć:

1. 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
2. 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3. 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Limit ten dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1.500 km, a dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej nie może przekroczyć 3.000 km.

Najczęściej mają jednak zastosowanie limity podane w wypunktowanej liście (czyli ze względu na liczbę mieszkańców).

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Jeżeli takie dni były, kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy taki dzień, o ile były to dni robocze.

Wypłacony ryczałt pracownikowi trzeba niestety z reguły opodatkować (wyjątek stanowią jedynie zwroty takich kosztów wypłacane pracownikom Służby Leśnej i listonoszom - art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT) bez względu na to, w jakiej wysokości został przyznany (jako przychód ze stosunku pracy). Inaczej jest jednak z jego oskładkowaniem. Jak bowiem wynika z § 2 ust.1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) podstawy wymiaru składek nie stanowi zwrot kosztó używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (czyli rozporządzeniu podanym wcześniej).

Zwolniona ze składek jest jednak jedynie kwota do wysokości limitu określonego w tym rozporządzeniu. Jeżeli pracodawca postanowi wypłacić pracownikowi wyższy ryczałt, nadwyżkę będzie musiał oskładkować.

Wypłacony pracownikowi ryczałt samochodowy jest kosztem uzyskania przychodu po stronie pracodawcy, ale także jedynie do wysokości określonej w rozporządzeniu. Jak bowiem wskazuje art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.