Art. 19 ust. 11 ustawy o VAT wskazuje, że jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.

W powyższym przepisie ustawodawca zawarł jedynie przykładowe wyliczenie metod regulowania należności przed wykonaniem usług lub dostawą towarów. Wskazuje na to użycie sformułowania „w szczególności”. Zatem jeżeli kontrahent przekaże swojemu dostawy lub usługodawcy inaczej nazwaną część lub całość należności na poczet czynności, które będą wykonane w przyszłości, art. 19 ust. 11 ustawy także będzie miał tutaj zastosowanie.

Oczywiście powyższe sformułowania nie są synonimami. W obrocie gospodarczym każde z nich ma inne znaczenie.

I tak przyjęło się, że zaliczka jest częścią ceny towaru lub usługi, którą kontrahent daje sprzedawcy z wyprzedzeniem (przed wykonaniem usługi bądź dostawą towaru). Pojęcie to jednak nie zostało uregulowane – w przeciwieństwie do zadatku – w przepisach kodeksu cywilnego. Wręczenie zaliczki wywołuje pewne konsekwencje w podatku VAT. Wspomniano o nich wyżej.

Otóż otrzymanie zaliczki wywołuje obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy w dniu jej otrzymania. Powinien on ponadto wystawić fakturę zaliczkową swojemu kontrahentowi na wystawioną zaliczkę. Sposób jej wystawienia reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95 poz. 798 z późn. zm.). Oczywiście otrzymana kwota jest wartością brutto, z której należy metodą „w stu” ustalić wartość netto oraz kwotę należnego podatku VAT. Obliczenia tego dokonuję się dla stawki właściwej dla usługi bądź towaru, na poczet której zaliczka została wpłacona. Co istotne, fakturę taką należy wystawić nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano zaliczkę. Obowiązek podatkowy w tym zakresie powstaje natomiast zawsze w dniu otrzymania zaliczki (nie wpływa zatem na niego późniejsze wystawienie faktury zaliczkowej).

Jeżeli umowa nie dojdzie do skutku, sprzedawca zwraca zaliczkę kontrahentowi. Na powyższe wystawia się korektę faktury zaliczkowej (szczegółowy sposób postępowania został opisany w powyższym rozporządzeniu). Jeżeli natomiast transakcja zostanie zrealizowana, ostateczna cena należna sprzedawcy zostaje pomniejszona o wpłacone zaliczki.