Sprawa nie jest jednoznaczna. Możliwość zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów będzie zależała od posiadanych dowodów na jego poniesienie. Podstawą dokonywania zapisów w księdze podatkowej są odpowiednie dowody księgowe. Poza fakturami i rachunkami będą to inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron, tj. nazwę i adresy, uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

A zatem zapisu w księdze należy dokonać na podstawie dokumentu zawierającego co najmniej wspomniane wyżej dane.

Jako dowód można wykorzystać wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Nie musi to być zatem faktura czy inny sformalizowany dokument, w związku z czym jego brak nie może automatycznie wykluczać możliwości potraktowania wydatku jako kosztu podatkowego.

Jednak w sytuacji opisanej w pytaniu może wystąpić brak dowodu mogącego potwierdzać dokonanie transakcji. Chodzi przede wszystkim o wskazanie kontrahenta oraz o wartość transakcji.

Dowodem dokonania transakcji, której wartość będzie kosztem podatkowym, może być dokument posiadający uchybienia formalne, ale powinny to być takie uchybienia, które mogą być uzasadnione, a fakt dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta.

Niestety sam zapis w umowie o ewentualnej konieczności poniesienia określonego wydatku nie może być uznany za wystarczający dowód poniesienia wydatku uznanego za koszt uzyskania przychodów.

Jeśli więc nie ma innych dokumentów, które mogłyby dokumentować fakt poniesienia tego wydatku, np. dowód wpłaty, przelew itp., czy nawet fakt dokonania transakcji –wydatek ten nie stanowi kosztu podatkowego.

Podstawa prawna:

• art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.,
• § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. nr 152, poz. 1475 ze zm.,
• art. 180 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa - tekst jedn.: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.

Tekst pochodzi z „Aktualności księgowych” - całkowicie bezpłatnych, najnowszych informacji, orzecznictwa oraz porad ekspertów dla księgowych.