Elementy, jakie powinna zawierać faktura VAT, zostały określone w § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Pkt 3 tego przepisu wskazuje, że faktura taka powinna zawierać dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury. Podatnik może podać na fakturze miesiąc o rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym.

O ile ustawodawca w przepisach podatkowych posługuje się pojęciem sprzedaży o charakterze ciągłym, to niestety pojęcia tego nie wyjaśnił. Jak je zatem rozumieć? Pojęcie „ciągłość” oznacza trwający bez przerwy czy powtarzający się trwale. Pojęcie to obejmuje nie tylko nieustanne procesy, ale także te, które się powtarzają.

Zgodnie z powyższym zatem za usługi ciągłe (o charakterze ciągłym) można uznać usługi obejmujące czynności polegające na stałym i powtarzalnym zachowaniu podmiotu świadczącego te usługi. Usługi takie cechuje brak możliwości precyzyjnego wyodrębnienia etapów, w jakich są one realizowane. Trudno tutaj jednoznacznie wskazać ich koniec i początek. Powyższe potwierdzają także organy podatkowe. Przykładowo Naczelnik Urzędu Skarbowego w Lubinie w postanowieniu z dnia 9 listopada 2004 r. nr PP.443/111/04 wskazał, że „(…) poprzez sprzedaż o charakterze ciągłym należy rozumieć sprzedaż towarów lub świadczenie usług w jednolity sposób przez dłuższy czas. W Słowniku Języka Polskiego, pod red. M. Szymczaka wyraz "ciągły - określony jest jako: dziejący się, odbywający się, trwający stale, nieustannie, bezustanny, ustawiczny, stale się powtarzający, stały". Nie tylko zatem nieustanność jakiegoś procesu, ale także jego powtarzalność uznać należy za ciągłość. Również w sytuacji, gdy np. na podstawie zawartej umowy systematycznie, lub w miarę potrzeb (ale z dużą częstotliwością) świadczone są usługi, a ich rozliczenie następuje np. raz w miesiącu uznać można, iż są to usługi o charakterze ciągłym(…)”.

Usługi o charakterze ciągłym zwykle kojarzone są z usługami leasingu, najmu czy dostarczaniem energii elektrycznej itp. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby także usługi transportowe mogły zostać za takowe uznane. W praktyce usługi takie są świadczone głównie na podstawie zawartej umowy (np. o stałej współpracy) pomiędzy stronami.

Przykład: Firma Pana Piotra podpisała z kontrahentem X umowę o stałym świadczeniu usług transportowych, która określa szczegółowo warunki współpracy. Zlecenia Pan Piotr przyjmuje telefonicznie, które ograniczają się głównie do określenia czasu i miejsca transportu oraz rodzaju ładunku.

Powyższe można uznać za usługę o charakterze ciągłym. Tym samym Pan Piotr może wystawiać kontrahentowi zbiorczą fakturę VAT za usługi świadczone w danym miesiącu. Inaczej byłoby w sytuacji, w której pomiędzy stronami nie byłoby umowy, a warunki każdego zlecenia ustalane byłyby odrębnie. W takiej sytuacji każda usługa transportowa musiałaby być udokumentowana oddzielną fakturą VAT

Należy oczywiście pamiętać, że w przypadku usług transportowych mamy do czynienia ze szczególnym powstaniem obowiązku podatkowego w podatku VAT. Powstaje on bowiem w momencie otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30-go dnia, licząc od dnia wykonania usługi. Przy zbiorczym fakturowaniu takich usług należy pamiętać, iż ustalając moment powstania tego obowiązku podatkowego bierze się pod uwagę ostatni dzień okresu rozliczeniowego ustalonego przez strony (czyli w przypadku wystawiania faktury raz w miesiącu, ostatni dzień tego miesiąca). Od następnego dnia liczymy termin 30 dni, które w przypadku braku zapłaty wyznaczy nam moment powstania tego obowiązku.