Ustawodawca określił szczegółowo, jak powinien zachować się podatnik otrzymujący towary handlowe. Przepisy w tym zakresie znalazły się w § 16 i 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z nimi każdy zakupiony towar należy zaewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów przy czym ewidencji tej należy dokonać niezwłocznie po jego otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem go do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Otrzymanie towaru musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która go przyjęła.

Dotyczy to także sytuacji, gdy sprzedawca nie dołączył do towaru faktury ani żadnego innego dowodu dostawy. § 17 ust. 2 rozporządzenia wskazuje, że jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego towaru, który będzie stanowił dowód, na podstawie którego należy dokonać księgowania. Opis ten powinien zawierać: imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość towaru. Na opisie tym powinny znajdować się także data i podpis osoby, która towar przyjęła. Opisu tego nie trzeba sporządzać, jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy, która spełnia wymogi określone dla opisu.

Opis ten należy przechowywać jako dowód zakupu. Po nadejściu faktury, należy ją do opisu dołączyć. W przypadku wystąpienia różnicy pomiędzy wartością przyjętą w opisie a wartością wynikającą z otrzymanej faktury VAT, należy ją ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dniu otrzymania faktury.

Przykład
Pan Piotr zakupił towary w dniu 17 października 2008 r. Tego samego dnia dokonał ich przekazania do magazynu na podstawie sporządzonego opisu. Wynika z niego, że wartość otrzymanego towaru wynosi 5 tys. zł netto. W tym samym dniu, na podstawie sporządzonego opisu, towar ten został ujęty w PKPiR w kolumnie 10 „Zakupy towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu” w wartości 5 tys. zł.

Fakturę za powyższy towar pan Piotr otrzymał 24 października 2008 r., data wystawienia: 23 października 2008 r. Wynika z niej, że łączna wartość netto towarów to 5 300 zł. Na tej podstawie pod datą 24 października pan Piotr wpisał w kolumnie 10 księgi powstałą różnicę w wysokości 300 zł (na plus). Dodatkowo w kolumnie 16 księgi „Uwagi” umieścił on informację, że zapis ten dotyczy korekty wartości towarów otrzymanych w dniu 17 października 2008 r.

Nieco inaczej jest w sytuacjach określonych w §30 rozporządzenia (czyli m.in. gdy księgi prowadzi biuro rachunkowe, podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe itp.). Tutaj bowiem, jeżeli podatnik otrzymał fakturę w tym samym miesiącu co towar, zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury, do której dołącza powyższy opis. Jeżeli natomiast faktura została wystawiona i dostarczona w następnym miesiącu, zapisu dokonuje się w dacie faktycznego otrzymania towaru na podstawie powyższego opisu. Faktura VAT w takiej sytuacji będzie służyć jedynie do ewentualnego skorygowania dokonanego zapisu w sytuacji, gdy wartości wykazane w opisie będą się różnić od tych na fakturze VAT.