Do końca 2008 r. przedsiębiorcy zaliczali do kosztów uzyskania przychodów wynagrodzenia pracowników przy zastosowaniu metody kasowej, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 55, 55a i ust. 3d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof). Jak bowiem wskazują te przepisy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

• niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy
• nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek, z zastrzeżeniem pkt 37 oraz art. 22 ust. 6bb, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek,
• nieopłaconych składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwaratnowanych Świadczeń Pracowniczych

Sytuacja zmieniła się od początku 2009 r., kiedy to wszedł w życie art. 22 ust. 6ba updof. Przepis ten wskazuje, że należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 (tj. ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55 (czyli uznaje się je za koszty w miesiącu wypłaty).

Powyższe dotyczy także składek ZUS w części opłacanej przez pracodawcę. Jak bowiem wskazuje art. 22 ust. 6bb updof składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74, z późn. zm.), w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

1. z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
2. z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku uchybienia tym terminom do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d (czyli uznaje się je za koszty w miesiącu zapłaty).

Przykład
Firma wypłaca pracownikom wynagrodzenie do 5 dnia następnego miesiąca. Tak też jest z wynagrodzeniem za styczeń 2009 r. – pracownicy otrzymali je 5 lutego. Składki ZUS, FP i FGŚP od tych wynagrodzeń firma opłaciła natomiast 10 lutego.

W takiej sytuacji firma zaliczy zarówno wydatki związane z wypłatą wynagrodzeń jak i opłaceniem składek do kosztów uzyskania przychodów miesiąca stycznia. Gdyby spóźniła się z wypłatą wynagrodzeń i dokonała tego np. 9 lutego, wynagrodzenia te stałyby się kosztem uzyskania przychodów w miesiącu lutym.

Na zakończenie warto podkreślić, że powyższa zmiana ma zastosowanie jedynie do wynagrodzeń i innych świadczeń z tytułów o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy. Do pozostałych (np. z umowy zlecenie) stosujemy zasady dotychczasowe.