Aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać definicję zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa”). Przepis ten wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Po pierwsze należy zatem ustalić, czy powyższe przejazdy służą celom określonym w art. 22 ust. 1 ustawy, tj. osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że dojazdy przedsiębiorcy z miejsca zamieszkania do miejsca prowadzenia działalności i z powrotem jak najbardziej takim celom służą. Są bowiem niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy podatnika, a co za tym idzie, do osiągania przez niego przychodów.

Pierwsza część powyższego przepisu jest zatem spełniona. Przy rozpatrywaniu drugiego warunku konieczne jest określenie, czy samochód ten stanowi środek trwały firmy, czy też jest prywatnym samochodem osobowym przedsiębiorcy.

Prywatny samochód wykorzystywany na dojazdy do miejsca prowadzenia działalności

Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy wskazuje, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zatem, aby podatnik mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, musi zaprowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Jej brak automatycznie powoduje, że wydatki te kosztów uzyskania przychodów stanowić nie będą. Stanowi o tym art. 23 ust. 5 ustawy.

W ewidencji tej podatnik powinien uwzględniać przejazdy z miejsca zamieszkania do miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i z powrotem. Na tej podstawie wydatki związane z wykorzystywaniem prywatnego samochodu osobowego na powyższe przejazdy podatnik będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Należy w tym miejscu jednak pamiętać, że wysokość wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów jest limitowana, przy czym odliczeniu podlegają wydatki faktycznie poniesione. Limit wynikający z art. 23 ust. 1 pkt 46 wskazuje jedynie górną granicę odliczeń. Podatnik powinien w związku z tym posiadać dowody potwierdzające poniesione wydatki (np. faktury VAT za zakup paliwa).

Samochód służbowy wykorzystywany na dojazdy do miejsca prowadzenia działalności

W sytuacji, gdy podatnik wykorzystuje do powyższych dojazdów samochód będący środkiem trwałym jego firmy, nie prowadzi dla niego ewidencji przebiegu przejazdu. Wydatki na ten samochód stanowią koszty uzyskania przychodu w całości (z pewnymi wyjątkami dotyczącymi napraw powypadkowych samochodów i ubezpieczenia takich samochodów, których wartość przekracza 20 000 euro).