Zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się natomiast dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy).

Przykład 1
Podatnik dokonał zakupu materiałów biurowych dnia 5 lutego 2009 r. Tego samego dnia otrzymał fakturę VAT. Natomiast zapłacił za nie 17 lutego 2009 r.

W takiej sytuacji, zgodnie z przytoczonymi wyżej przepisami fakturę należy zaewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie wystawienia faktury, tj. 5 lutego 2009 r.

Przykład 2
Podatnik zawarł ubezpieczenie OC samochodu stanowiącego środek trwały firmy na okres 5 luty 2009 – 4 luty 2010. Polisę otrzymano 5 lutego 2009. Zapłaty dokonano jednorazowo.

W takiej sytuacji wydatek należy ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów 5 lutego 2009 r. (w dacie wystawienia polisy). Dowodem, na podstawie którego należy dokonać zapisu, jest tutaj polisa. Wskazuje na to art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przykład 3
Podatnik 16 lutego 2009 r. otrzymał fakturę VAT za usługi telekomunikacyjne wystawioną 5 lutego 2009 r. Pomiędzy datą wystawienia a datą otrzymania faktury zostały już zaewidencjonowane inne zdarzenia gospodarcze.

Art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, iż koszty ewidencjonuje się w dacie wystawienia dowodu je potwierdzającego. Z drugiej strony przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR wskazują, iż należy zachować w niej chronologię zapisów. Zdaniem autora w opisanej wyżej sytuacji księgowania faktury należy dokonać pod datą 5 lutego 2009 r. przy czym samego wpisu należy dokonać 16 lutego 2009 r. (umieszczając jednocześnie datę wpływu na fakturze). Dodatkowo w uwagach można wskazać powstałą rozbieżność.

Wyjątki od reguły

Powyższa reguła ma zastosowanie do większości sytuacji. Występują od niej jednak pewne wyjątki. Zalicza się do nich np. zakup towarów handlowych i materiałów czy wydatki na wynagrodzenia pracowników, składki ZUS od tych wynagrodzeń płatne przez pracodawcę oraz składki na fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych, różnice kursowe oraz odsetki.

I tak zakup materiałów i towarów handlowych należy wpisać do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§17 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR) bez względu na to, czy do podatnika dotarła już faktura potwierdzająca ten zakup.

Wydatki na wynagrodzenia z tytułów o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy ewidencjonuje się w miesiącu, którego dotyczą, o ile zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracowników w terminie – nawet jeżeli wypłacane są w miesiącu następnym. Jeżeli nie – należy je ująć pod datą faktycznej wypłaty. To samo tyczy się składek ZUS (art. 22 ust. 6ba, art. 22 ust. 6bb, 23 ust. 1 pkt 37, 55, 55a i ust. 3d ustawy).

Z kolei wydatki na wynagrodzenia z innych tytułów jak i naliczone od nich składki uznaje się za koszty w momencie ich zapłaty (postawienia do dyspozycji podatnika).

Ujemne różnice kursowe można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich zrealizowania (art. 22 ust. 1 w zw. z art. 24c ustawy). Natomiast odsetki stanowią koszt z chwilą ich zapłaty (art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy).