Podatkowa księga dla tego typu zakupów przewiduje oddzielną kolumnę – 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”. Jak stanowi § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Zasadę tą muszą stosować zarówno podatnicy rozliczający się metodą memoriałową jak i uproszczoną. Powyższe nie powinno sprawiać większych problemów w sytuacji, gdy podatnik otrzymuje towar wraz z fakturą (rachunkiem) wystawioną tego samego dnia. Wtedy to na jej podstawie ujmuje odpowiednie wartości w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (otrzymanie materiałów i towarów handlowych musi być ponadto potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła). Nie zawsze jednak jest to możliwe. Zdarza się bowiem, iż podatnik najpierw otrzymuje fakturę a dopiero później towar (lub towar wraz z fakturą, która ma datę wcześniejszą) bądź na odwrót. Co w takiej sytuacji?

Gdy faktura wcześniej niż towar

W sytuacji, gdy podatnik otrzymał w pierwszej kolejności fakturę, a dopiero po pewnym czasie towar, bądź gdy faktura dołączona do towaru ma datę wcześniejszą, niż data dostawy, prawidłowym postępowaniem wydaje się być ujęcie takiego zakupu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pod datą faktycznego otrzymania towaru (mimo, iż faktura ma datę wcześniejszą).

Niestety w powyższej kwestii nie są zgodne organy podatkowe. Jedne z nich takie stanowisko uważają za prawidłowe. Inne z kolei twierdzą, iż należy tutaj stosować ogólną zasadę, zgodnie z którą za dzień poniesienia kosztu należy przyjąć dzień wystawienia dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia tego kosztu w księgach. Tym samym wydatki na zakup towarów handlowych stanowią koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym została wystawiona faktura, a nie miesiąc, w którym podatnik towar otrzymał (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dn. 5 maja 2008 r. nr IBPB1/415-119/08/KB).

Dlatego też w celu uniknięcia niepotrzebnego sporu z fiskusem warto skontaktować się w powyższej sprawie z właściwym dla danego podatnika urzędem skarbowym.

Gdy towar przed fakturą

Może wystąpić i taka sytuacja, gdy podatnik w pierwszej kolejności otrzyma towar, a dopiero po pewnym czasie fakturę. Możliwość taką przewidział ustawodawca i zawarł stosowne regulacje w tym zakresie w powyższym rozporządzeniu. Otóż zgodnie z § 16 ust 2 rozporządzenia, jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisu w księdze na podstawie tego opisu. Opis ten musi być potwierdzony datą i podpisem osoby, która przyjęła materiał lub towar handlowy oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.

Jeżeli natomiast podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał lub towar handlowy w tym samym miesiącu, opis dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.

Podatnik może także nie sporządzać powyższego opisu, jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy, pod warunkiem że specyfikacja spełnia wymogi określone dla tego opisu.