Środki trwałe: amortyzacja jako koszt gdy ewidencja

Jak wskazuje art. 22d ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof), składniki majątku uznane za środki trwałe bądź wartości niematerialne i prawne wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niemiaterlnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się co do zasady od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one wprowadzone do ewidencji (art. 22h ust. 1 pkt 1 updof).

Ustawodawca wskazuje, jakie elementy musi zawierać ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do prowadzenia której są zobowiązani podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów. I tak ewidencja ta powinna zawierać co najmniej (art. 22n ust. 2 updof):

1. liczbę porządkową,
2. datę nabycia,
3. datę przyjęcia do używania,
4. określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
5. określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
6. symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
7. wartość początkową,
8. stawkę amortyzacyjną,
9. kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,
10. zaktualizowaną wartość początkową,
11. zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
12. wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
13. datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Nie wszystkie środki trwałe należy jednak tą ewidencją objąć. Tyczy się to budynków mieszkalnych, lokali mieszkalnych i własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego, prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, których wartość początkową ustala się zgodnie z art. 22g ust. 10 (tj. w sposób uproszczony, czyli poprzez ustalenie wartości początkowej budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych: wynajmowanych, wydzierżawianych albo używanych przez właściciela na cele prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, w oparciu o iloczyn metrów kwadratowych wynajmowanej, wydzierżawianej lub używanej przez właściciela powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu i kwoty 988 zł). Dodajmy w tym miejscu, iż WSA w Gliwicach w wyroku z dnia 5 września 2007 r. (sygn. akt I SA/Gl 1588/06) uznał, iż podatnik bezwzględnie w takiej sytuacji nie ma prawa ujmowania powyższych w ewidencji.

W pozostałych przypadkach podatnik bezwzględnie ewidencję tę musi prowadzić. Jej brak ma bowiem bardzo dotkliwe konsekwencje w podatku dochodowym. Otóż, zgodnie z art. 22n ust. 6 updof, w razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Co za tym idzie, warunkiem koniecznym do spełnienia przy zaliczaniu odpisów amortyzacyjnych do kosztów, jest prowadzenie tej ewidencji.