Odpowiedź: Ustawa o rachunkowości nie precyzuje rodzajów dowodów księgowych, określa jedynie minimum wymogów, jakim powinien odpowiadać dowód księgowy, jeżeli zakresu jego treści nie rozszerzają inne przepisy. Jeżeli wydatek udokumentowany paragonem opłacony jest gotówką, należałoby sporządzić dodatkowo dokument wypłaty gotówki z kasy.

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe księgują koszty uzyskania przychodu udokumentowane dowodami księgowymi zgodnie z ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Artykuł 21 ust. 1 ww. ustawy nakazuje, aby dowód księgowy zawierał co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ustawa zawiera również dopuszczalne odstępstwa od reguły. I tak, w przypadku braku faktury lub rachunku dowodem może być paragon, który co prawda nie posiada nazwy i adresu odbiorcy, ale mimo to może być uznany za dowód księgowy stanowiący podstawę zapisów w księgach rachunkowych, jeżeli zostanie uzupełniony o wyżej wymienione dane.

Również przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad dokumentowania poniesionych kosztów. Fakt posiadania np. faktur VAT z pewnością stanowi prawidłową dokumentację kosztów, jednakże nieposiadanie prawidłowego dowodu księgowego nie jest wystarczającą przesłanką do wykluczenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów, jeśli tylko będzie można wykazać związek poniesienia kosztu z uzyskaniem przychodu.

W tej kwestii wielokrotnie wypowiedziały się już organy podatkowe, jednak warto wiedzieć, iż zajmują różne stanowiska. Przykładowo zdaniem Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, w piśmie z 7 kwietnia 2006 r. (nr 1472/ROP1/423-30/109/06/MG), jeżeli nie można ustalić, że nabywcą usługi był podatnik, to dany wydatek nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów. Ponadto urząd stwierdził, iż paragon fiskalny nie może zostać uznany za dowód poniesienia wydatku, jeżeli istnieje obowiązek wystawienia faktury przez wykonującego usługę. Natomiast Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w piśmie z 30 stycznia 2009 r. (nr ILPB3/423-729/08-4/MC) uznał, że paragony oraz inne dokumenty, potwierdzające poniesienie wydatków, uzupełnione o dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, mogą stanowić podstawę zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów tylko w przypadku niemożliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku.

Warto również przytoczyć wyrok WSA w Warszawie z 13 marca 2001 r. (sygn. III SA 68/00), w którym sąd stwierdził: „Nie można podzielić stanowiska organów, że podatnik, który wprawdzie poniósł faktycznie koszty, lecz nie posiada dowodów potwierdzających ich poniesienie, nie będzie miał prawa zaliczyć tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Należy przy tym zwrócić uwagę, że przepisy ustawy w zakresie kosztów uzyskania przychodów nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów”.

Podstawa prawna:
art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694, z późn. zm.).


Jak uniknąć kosztownych błędów związanych z prowadzeniem księgowości? „Wskazówki Księgowe” to biuletyn aktualnych i praktycznych rozwiązań z zakresu podatków, rachunkowości, ubezpieczeń społecznych i prawa pracy.