Art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług wskazuje, iż podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis posługuje się pojęciem sprzedaży. To natomiast zostało zdefiniowane w art. 2 pkt 22 zgodnie z którym przez sprzedaż należy rozumieć odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Z kolei zasady określające moment powstania obowiązku podatkowego powyższej sprzedaży zostały określone w art. 19 ustawy o VAT. Tutaj (w ust. 1) ustawodawca wskazał, iż obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli jednak przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi podatnik otrzymał część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części (art. 19 ust. 11).

Przytoczony art. 19 ustawy wskazuje zatem, iż otrzymana zaliczka jest integralnie związana z wykonaniem usługi lub sprzedażą towaru, na poczet których została uiszczona podatnikowi. Ustawodawca określił dla nich jedynie inny moment powstania obowiązku podatkowego (który stanowi tutaj jeden z wielu wyjątków) niż dla dostawy towarów i usług bez pobrania przedpłaty/zaliczki.

Przepisów art. 19 nie można zatem rozpatrywać w oderwaniu od art. 2 ustawy. Co za tym idzie, każda otrzymana przez podatnika zaliczka przed wydaniem towaru/wykonaniem usługi, jest sprzedażą podlegającą zaewidencjonowaniu w kasie rejestrującej. Czynność ta powinna być wykonana w z momentem powstania obowiązku podatkowego, czyli z chwilą jej otrzymania.

Konieczne jest tutaj zatem ustalenie podstawy opodatkowania oraz wysokości podatku. W tej kwestii należy zastosować zasadę wynikającą z art. 29 ust. 2 ustawy o VAT, który to mówi, iż w przypadku gdy pobrano zaliczki, zadatki, przedpłaty lub raty, obrotem jest również kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku. Dotyczy to również otrzymanych zaliczek na dotacje, subwencje i na inne dopłaty o podobnym charakterze.

W związku z powyższym otrzymaną zaliczkę należy uznać za kwotę brutto, i metodą „w stu” ustalić wartość netto oraz należny podatek VAT wg właściwej stawki. Stawka ta będzie taka sama, jaka będzie miała zastosowanie do dostawy towarów lub usług, na poczet których zaliczka została uiszczona.