Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej "podatkiem", podlegają:

1. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2. eksport towarów;
3. import towarów;
4. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Tak brzmi art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Art. 8 ust. 1 tejże ustawy wskazuje natomiast, iż przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów , w tym również:

1. przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;
2. zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;
3. świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Tym samym, zgodnie z przytoczonymi przepisami, każde świadczenie niebędące dostawą towarów, polegające na działaniu, zaniechaniu bądź też tolerowaniu czyjegoś zachowania, co do zasady stanowi świadczenie usług w myśl ustawy o VAT.

Aby jednak dana czynność podlegała opodatkowaniu podatkiem VAT, musi jej odpowiadać świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (tj. wynagrodzenie). Co za tym idzie, musi istnieć bezpośredni związek o charakterze przyczynowym, pomiędzy świadczoną usługą, a otrzymanym świadczeniem wzajemnym, w ten sposób, że zapłacone kwoty stanowią rzeczywiste wynagrodzenie za wyodrębnioną usługę świadczoną w ramach stosunku prawnego lub dochodzi do wymiany świadczeń wzajemnych. Otrzymana zapłata powinna być konsekwencją wykonania świadczenia. Wynagrodzenie musi być należne za wykonanie tego świadczenia (patrz interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 25.03.2009 r. nr ILPP1/443-34/09-2/BD).

Kara umowna nie jest natomiast płatnością w zamian za wykonanie świadczeń. Nie stanowi ona wynagrodzenia za wykonaną usługę lecz jest rekompensatą za stratę bądź szkodę. Nie można zatem uznać, że czynność polegająca na jej wypłacie stanowi usługę w myśl przepisów ustawy o VAT. Nie mieści się ona w katalogu wymienionym w art. 5 ustawy o VAT. Co za tym idzie, nie podlega opodatkowaniu tym podatkiem – na co zwrócił także uwagę Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w przytoczonej wyżej interpretacji.

Z uwagi na powyższe kary umownej nie należy także dokumentować fakturą VAT. Prawidłowym dokumentem jest tutaj np. nota księgowa.