Art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) wskazuje, iż za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z tą definicją udostępnienie pracownikowi służbowego samochodu do jazd prywatnych skutkuje powstaniem po jego stronie przychodu ze stosunku pracy, który trzeba opodatkować. Sposób określenia wysokości przychodu z nieodpłatnego świadczenia został określony w art. 12 ust. 3 updof. Przepis ten mówi, iż wartość pieniężną z tyt. nieodpłatnych świadczeń bądź częściowo odpłatnych ustala się wg zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b ustawy. Te z kolei wskazują, iż wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia (art. 11 ust. 2a pkt 4 updof).

Tym samym w opisanej sytuacji firma powinna ustalić przychód pracownika ze stosunku pracy z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego na cele prywatne w wysokości ceny rynkowej wypożyczenia takiego samochodu (w tym biorąc pod uwagę m.in. markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, jego wyposażenie). W praktyce powyższe jest jednak trudne do ustalenia, a to z uwagi m.in. na fakt, iż ceny rynkowe wypożyczenia samochodu są określane dobowo. W związku z tym, firmy metodę tę stosują rzadko.

Innym sposobem jest ustalanie wysokości przychodu jako iloczynu przejechanych przez pracownika kilometrów w związku z celami prywatnymi oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu wynikającej rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Oczywiście takie postępowanie może zanegować fiskus, jednakże w praktyce nie powinno to mieć zbyt często miejsca. A to z uwagi na fakt, iż wartość przychodu i podatku będzie tutaj z reguły wyższa, niż w przypadku ustalania tej wartości na podstawie cen rynkowych najmu podobnego samochodu (zakładając, że pracownik łącznie pokonuje na dojazdy do i z pracy 80 km dziennie oraz pojemność skokowa silnika samochodu wynosi powyżej 900 cm³, wyliczony przychód wynosi 80 x ,08358 zł = 66,86 zł dziennie).

Innym rozwiązaniem jest np. zawarcie z pracownikiem umowy cywilnoprawnej, regulującej zasady używania samochodu służbowego na cele prywatne oraz odpłatności z tego tytułu. Wtedy bowiem świadczenie to przestanie być nieodpłatne, w związku z czym - zdaniem autora - nie będą tutaj miały zastosowanie przepisy przytoczone wyżej. Przy pomocy takiej umowy jej strony (tutaj pracodawca i pracownik) powinny mieć możliwość dowolnego określenia wartości przedmiotu umowy.