Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów przy dokonywaniu w niej zapisów muszą trzymać się reguł określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozporządzenie to definiuje, co należy rozumieć pod pewnymi pojęciami, wskazuje rodzaje dowodów księgowych, na podstawie których można dokonywać wpisów w księdze, a także w której kolumnie jakie informacje należy zawierać.

I tak do ujmowania większości zapisów związanych z ponoszonymi wydatkami służy kolumna 13 księgi - pozostałe wydatki. Ujmuje się w niej wszystkie te koszty, które nie są wpisywane do kolumn 10-12, z wyjątkiem wydatków, które zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za kosztów uzyskania przychodów. Wpisuje się tutaj np. takie wydatki jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia i wiele innych.

Ustawodawca nałożył na podatników obowiązek oddzielnego ewidencjonowania zakupu materiałów i towarów handlowych. Służy do tego kolumna 10 księgi, w której to wpisywany jest zakup powyższych w cenach zakupu. Przez towar handlowy (zgodnie z §3 pkt 1 lit. a) rozporządzenia) należy natomiast rozumieć wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym (w tym również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej).

Nasz przedsiębiorca zakupił maszyny budowlane w celu ich dalszej odsprzedaży. Stanowią one zatem towar handlowy i słusznie zostały ujęte w kolumnie 10 księgi przychodów i rozchodów. Ich chwilowe wynajęcie nie pozbawia przedmiotowych maszyn statusu towaru handlowego. W dalszym ciągu są one bowiem przeznaczone do odsprzedaży. Tym samym przedsiębiorca nie ma obowiązku korygowania zapisów w księdze.