Mam fakturę VAT na której są dwie pozycje: sprzęt + transport. Kupiony sprzęt stanowi wyposażenie firmy a nie towar handlowy czy też materiał. Wiem, że w księdze zakup sprzętu muszę ująć w kolumnie 13. A gdzie wpisać transport – w kolumnie 11? Pomoc techniczna mojego programu księgowego radzi, aby „rozbić” fakturę na dwie pozycje i księgować dwa razy do różnych kolumn. Czy takie postępowanie będzie prawidłowe? – pyta jedna z użytkowniczek naszego forum.

Odpowiedzi na powyższe należy szukać w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W objaśnieniach stanowiących załącznik nr 1 do tego rozporządzenia czytamy, iż kolumna 11 jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze itd.

Na pierwszy rzut oka zatem zasugerowane „rozbicie” faktury na dwie pozycje i ujęcie w kolumnie 11 kosztów transportu wydaje się być prawidłowe. Słuszne są jednak obawy użytkowniczki co do prawidłowości takiego rozwiązania. Dlaczego?

Otóż w kolumnie 11 podatkowej księgi przychodów i rozchodów ujmuje się jedynie koszty uboczne zakupu towarów i materiałów handlowych. Co prawda powyższe nie wynika wprost z przepisów dotyczących zapisów w kolumnie 11 księgi, ale zostało wyjaśnione w części objaśnień dotyczącej prawidłowego ustalenia dochodu w roku podatkowym. Jak bowiem wskazuje ust. 21 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy na oddzielnej stronie księgi:

1. ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9);
2. ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący:
   a) do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11,, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego
   b) kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kolumnie 10);
3. wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami zawartymi w pkt 2; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym.

W związku z powyższym, koszty uboczne (czyli np. transport) inne niż związane z zakupem towarów handlowych i materiałów należy ujmować w kolumnie 13 księgi „Pozostałe wydatki”. Użytkowniczka powinna zatem całą wartość faktury ująć w tej kolumnie.