Od początku 2007 r. ustawy o podatku dochodowym dokonują rozbicia na koszty bezpośrednie i koszty pośrednie. Te pierwsze dotyczą kosztów bezpośrednio związanych z wytworzeniem towaru czy usługi (np. zużycie materiałów w produkcji). Przepisy wskazują także, w którym momencie wydatki takie stanowią koszty uzyskania przychodów.

Otóż zgodnie z art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej updop) oraz art. 22 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof, w przypadku tej ustawy dotyczy to podatników prowadzących księgi rachunkowe), koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącane w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Natomiast koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia (art. 15 ust. 4b updop i art. 22 ust. 5a updof):

1. sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo
2. złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego

- są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Z kolei koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a osiągnięte po dniach, o którym mowa w poprzednim akapicie, są potrącane w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane zeznanie (art. 15 ust. 4c updop i art. 22 ust. 5b updof).

Problem pojawia się w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę dokumentującą dany koszt po upływie okresów wyżej wskazanych. Przykładowo, załóżmy że rok podatkowy podatnika pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Dany koszt bezpośredni odpowiada przychodom uzyskanym w roku 2008. Co do zasady zatem powinien zostać zaliczony do kosztów tego roku, ewentualnie – zgodnie z powyższymi przepisami - do kosztów roku 2009. Podatnik otrzyma natomiast fakturę dokumentującą ten koszt w maju 2010 r. bądź jeszcze później.

Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów koszt ten powinien być ujęty najpóźniej w roku następującym po tym, w którym osiągnięto przychód mu odpowiadający. Nie jest możliwe uwzględnienie tego kosztu w latach następnych. Tym samym podatnik chcący koszt ten odliczyć od przychodu, musi skorygować zeznanie podatkowe za dany rok oraz wystąpić z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty. Pociąga to za sobą także obowiązek korygowania także różnego rodzaju sprawozdań itp. Inne postępowanie nie wydaje się być tutaj możliwe.

Jak zatem w takiej sytuacji ustrzec się od niepotrzebnych korekt? Powyższe rozwiązanie może się bowiem okazać zbyt pracochłonne w stosunku do oczekiwanych efektów.

Otóż, jak wskazał m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 07.04.2008 r. nr IBPB3/423-34/08/AM/KAN-168/08, aby dany wydatek ująć w kosztach uzyskania przychodu, nie zawsze trzeba czekać na fakturę. „Jeśli koszty można określić co do rodzaju i kwoty na podstawie innych dokumentów i wydatki takie można ująć w ewidencji księgowej, to można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów właściwego okresu rozliczeniowego.”

Co za tym idzie, w takich sytuacjach lepszym rozwiązaniem wydaje się opisane wyżej ujmowanie wydatków w kosztach w odpowiednim momencie na podstawie innej dokumentacji aniżeli faktura VAT. Późniejsza faktura będzie tutaj jedynie kolejnym dowodem potwierdzającym wcześniej ujęty koszt (oczywiście w zakresie podatku dochodowego – w podatku VAT będzie bowiem podstawą do odliczenia podatku naliczonego).