Odpis miesięczny kosztów najmu (18.000 zł / 12 miesięcy):
Wn konto 402 Usługi obce, w analityce Koszty najmu - 1.500 zł,
Ma konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów, w analityce Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów - 1.500 zł.

W bilansie sporządzonym na 31 grudnia 2009 r. spółka wykaże saldo konta 640 w wysokości 6.000 zł (18.000 zł - 12.000 zł) w poz. B.IV. aktywów jako Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe.

Jednorazowy odpis kosztów

Przepisy bilansowe nie określają szczegółowo zasad ewidencji kosztów. Każda jednostka powinna ustalić je we własnym zakresie i przedstawić przyjęte zasady w dokumentacji opisującej politykę rachunkowości. Określając zasady rozliczania kosztów w czasie należy uwzględnić tzw. zasadę istotności, czyli przeanalizować czy dane koszty istotnie wpływają na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz na wynik finansowy jednostki.

Jeśli natomiast uznamy, że rozliczane koszty nie wywierają istotnego wpływu na sytuację majątkową i finansową - mamy prawo do zastosowania uproszczeń.

Uproszczenie polega na zaniechaniu rozliczania kosztów w obrębie poszczególnych miesięcy i dokonaniu jednorazowego odpisu kosztów ujętych w postaci rozliczeń międzyokresowych dotyczących danego roku, zaś kosztów dotyczących następnego roku obrotowego - jednorazowo w styczniu następnego roku. Rozwiązanie to jest bardzo praktyczne, gdyż często koszty dotyczące przyszłych okresów są tak małe, że rozliczanie ich w czasie byłoby po prostu bezcelowe.

Dokonując zapisu przyjętych zasad w dokumentacji polityki rachunkowości warto, kwotowo określić wysokość kosztu netto, powyżej którego koszty pośrednie będą rozliczane w czasie.

Przykładowo, można dokonać takiego zapisu: ustala się, że koszty pośrednie dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych powyżej wartości netto 3.500 zł będą rozliczane w czasie proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą, za pośrednictwem konta 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów lub też ustala się, że koszty pośrednie dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych do wartości netto 3.500 zł nie podlegają rozliczaniu w czasie i powinny być ujmowane jednorazowym zapisem w koszty działalności operacyjnej.

Takie konkretne ustalenia spowodują, iż rozstrzygnięcie o istotności kosztu nie będzie indywidualną decyzją podjętą przez osobę dokonującą księgowania danego kosztu.

Przykład
Spółka z o.o. w maju 2009 r. dokonała wpłaty z tytułu ubezpieczenia samochodu zaliczonego do środków trwałych. Kwota ubezpieczenia wynosi 1.500 zł i dotyczy okresu od maja 2009 r. do kwietnia 2010 r. Spółka uznała, że koszt ubezpieczenia nie jest istotny i zadecydowała o jednorazowym odpisie wartości ubezpieczenia w koszty.

Zapisy w księgach rachunkowych w 2009 r.:
Zapłata przelewem bankowym za polisę ubezpieczeniową:
Wn konto 240 Pozostałe rozrachunki, w analityce konto imienne ubezpieczyciela - 1.500 zł,
Ma konto 130 Rachunek bieżący - 1.500 zł.

Ujęcie kosztu polisy rocznej:
Wn konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów, w analityce Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów - 1.500 zł,
Ma konto 240 Pozostałe rozrachunki, w analityce konto imienne ubezpieczyciela - 1.500 zł.

Koszt polisy przypadający na 2009 r. (1.500 zł : 12 miesięcy × 8 miesięcy 2009 r.):
Wn konto 409 Pozostałe koszty, w analityce Ubezpieczenia majątkowe - 1.000 zł,
Ma konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów, w analityce Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów - 1.000 zł.

W bilansie sporządzonym na 31 grudnia 2009 r. spółka wykaże saldo konta 640, które wynosi 500 zł (1.500 zł - 1.000 zł) w poz. B.IV. aktywów jako Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe.

Zapisy w księgach rachunkowych w 2010 r.:
Koszt polisy przypadający na 2010 r. (1.500 zł : 12 miesięcy × 4 miesiące 2010 r.):
Wn konto 409 Pozostałe koszty, w analityce Ubezpieczenia majątkowe - 500 zł,
Ma konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów, w analityce Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów - 500 zł.

Rozliczanie kosztów w ustawach podatkowych

Rozliczając koszty dla celów rachunkowych trzeba się nią także kierować w rozwiązaniach dla celów podatkowych. Jeśli zadecydujemy, że będziemy rozliczać w czasie dany koszt pośredni dla celów rachunkowych - takie samo rozliczenie należy zastosować dla celów podatkowych.

Jeśli natomiast postanowimy, że zgodnie z przyjętymi uproszczeniami wynikającymi z art. 4 uor wydatek będzie jednorazowo odnoszony w koszty księgowe, to również tę samą metodę należy zastosować dla celów podatkowych.

Takie stanowisko prezentują też organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu stwierdził, iż: jeśli zatem spółdzielnia, kierując się powyższą zasadą istotności, dla celów bilansowych traktuje wydatki związane z prenumeratą czasopism jako nieistotne dla jej działalności, to może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych w miesiącu rozpoczynającym okres prenumeraty w pełnej wysokości (interpretacja indywidualna z 7 stycznia 2008 r., nr ILPB3/423-148/07-2/MC).


Doradztwo dla księgowych plus wszystko, czego potrzebujesz do bezbłędnego rozliczania Twojej firmy, w jednym miejscu. W Portalu FK www.portalfk.pl indywidualnie skonsultujesz się z ekspertami i otrzymasz dostęp do licznych narzędzi ułatwiających pracę.