Rozpatrzmy następującą sytuację: Przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną (kasową) posiada w leasingu operacyjnym maszynę produkcyjną. W grudniu 2009 r. finansujący wystawił mu fakturę z tytułu tego leasingu, lecz z datą sprzedaż na styczeń 2010 r. Czy należy ją zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu roku 2009 czy też 2010?

Kwestie związane z momentem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poszczególnych wydatków zostały uregulowane przede wszystkim w art. 22 ust. 4-6bb ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof).

Art. 22 ust. 4 updof mówi, iż w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Wydatki uznaje się tutaj za koszty podatkowe w dacie ich poniesienia.

Art. 22 ust. 6b updof mówi natomiast, iż za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Ustawodawca nie przewiduje tutaj żadnych wyjątków np. z uwagi na to, jaki jest faktyczny miesiąc sprzedaży, umieszczony na posiadanym dowodzie zakupu. Tym samym w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną faktura dokumentująca ratę leasingu operacyjnego powinna zostać ujęta w kosztach w dacie poniesienia wydatku, czyli dacie wystawienia faktury przez leasingodawcę.

Nasz przedsiębiorca powinien zatem zaliczyć wydatek ten do kosztów grudnia roku 2009 (a nie 2010). Nie jest tutaj bowiem istotne to, że faktura ta faktycznie dotyczy sprzedaży stycznia roku 2010. Została wystawiona w grudniu roku 2009, w związku z czym stanowi koszt tego roku podatkowego. Wydatek ten podatnik powinien ująć pod datą faktury w kolumnie 13 księgi „Pozostałe wydatki”.

Na zakończenie dodajmy, iż aby dany wydatek mógł w ogóle zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów firmy, musi spełniać definicję art. 22 ust. 1 updof. Musi zatem zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i jednocześnie nie może znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, który został określony w art. 23.

W naszym przykładzie leasing dotyczył maszyny produkcyjnej, w związku z czym zapewne powyższe kryteria są spełnione.

Dodajmy także, iż podatnik prowadzący księgę podatkową ma do wyboru jedną z dwóch metod ewidencjonowania kosztów: metodę memoriałową i metodę uproszczoną. Wybraną metodę należy stosować przez cały rok podatkowy.