Rozpatrzmy następującą sytuację: W 2009 r. firma nadpłaciła składkę na ubezpieczenie zdrowotne swojemu pracownikowi, z którym rozstała się w styczniu 2010 r. Błąd ten zauważono w kwietniu 2010 r. Firma dokonała korekty deklaracji ZUS i zwróciła ex-pracownikowi nadpłaconą składkę. Jak powyższe wpłynie na podatek dochodowy? Jakich obowiązków powinien dopełnić pracodawca, a jakich były pracownik?

Na wstępie przypomnijmy, iż zapłacona składka na ubezpieczenie zdrowotne w pierwszej kolejności jest uwzględniana przez pracodawcę - jako płatnika - przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy, a następnie przez samego pracownika - jako podatnika - w składanym przez niego zeznaniu rocznym (chyba że zeznanie to jest składane także za pośrednictwem płatnika).

Składka ta podlega odliczeniu od podatku (zaliczki na podatek) w wysokości nie wyższej niż 7,75% podstawy jej wymiaru. Tym samym w naszym przypadku zapłacone w błędnej wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne w 2009 r. wpłynęły na zaliczkę na podatek potrąconą przez płatnika, jak też na wysokość zobowiązania podatkowego wykazanego w zeznaniu rocznym za rok 2009.

Nie oznacza to jednak, iż należy korygować zarówno informację PIT-11 jak i zeznanie roczne za rok 2009. Odzwierciedlały one bowiem stan faktyczny istniejący w 2009 r. (w takiej wysokości składki zostały odprowadzone), a co za tym idzie, ich uwzględnienie w takiej wysokości było prawidłowe.

Powyższe pociągnie jednak za sobą skutki podatkowe w rozliczeniu ex-pracownika za rok 2010. Zwrócona składka będzie stanowiła u niego doliczenie do podatku. Zgodnie bowiem z art. 45 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w przypadku zwrotu uprzednio zapłaconych i odliczonych składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym okoliczności te wystąpiły, podatnik jest obowiązany doliczyć odpowiednio do dochodu lub podatku kwoty uprzednio odliczone.

Tutaj jednak rodzi się kolejna wątpliwość. Przepisy podatkowe nie określają bowiem, jaki dokument powinien sporządzić pracodawca w przypadku zwrotu składki na ubezpieczenie zdrowotne pracownikowi. Dodajmy, iż PIT-11 nie zawiera pozycji, w której zwrot ten można by wykazać.

Dla celów dowodowych należałoby jednak dokonać tego w formie pisemnej. Zdaniem autora prawidłowym w takiej sytuacji jest sporządzenie pisma, w którym pracodawca powinien poinformować byłego pracownika o wysokości zwróconej składki na ubezpieczenie zdrowotne, która wcześniej została odliczona od podatku oraz o obowiązku jej wykazania w zeznaniu rocznym zgodnie z art. 45 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.