Rozpatrzmy następującą sytuację: Przedsiębiorca postanowił nabyć maszynę produkcyjną za 500 000 zł netto. W celu sfinansowania inwestycji wystąpił o dotację ze środków unijnych. Te zostały mu przydzielone w wysokości 300 000 zł. Przygotowanie wniosku o przyznanie dotacji wraz z niezbędnymi załącznikami zostało zlecone firmie zewnętrznej, która za wykonaną usługę wystawiła fakturę na 5 000 zł netto. Fakturę tę przedsiębiorca zapłacił z własnych środków. Czy wydatek ten zwiększa wartość początkową środka trwałego, czy też może być odniesiony bezpośrednio w koszty firmy? A może nie będzie on stanowił kosztów uzyskania przychodu?

Przypomnijmy – zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, aby dany wydatek mógł zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

• musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu
• nie może być wymieniony w art. 23 w/w ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów
• musi być należycie udokumentowany.

Tym samym jedynie w przypadku, kiedy podatnik faktycznie poniesie wydatek, wykaże jego związek z uzyskanym przychodem i udowodni fakt poniesienia kosztów w sposób nie budzący wątpliwości, może uznać konkretny wydatek za koszt uzyskania przychodu.

Wydatki poniesione na przygotowanie wniosku wraz z załącznikami o przyznanie dotacji na zakup składnika majątku nie są bezpośrednio związane z jego zakupem. Nie można ich zatem zaliczyć do wartości początkowej nabytego środka trwałego.

Dodatkowo w naszym przykładzie przedsiębiorca sam pokrył zobowiązanie wobec firmy, która przygotowała wniosek o dotację i nie zostały mu zwrócone. Jednocześnie wydatek na opłacenie firmy sporządzającej wniosek przyczynił się one do powstania po jego stronie przychodu w dwojaki sposób. W pierwszej kolejności otrzymał on bowiem środki finansowe na zakup środka trwałego. Ponadto zakup tej maszyny miał z całą pewnością na celu zwiększenie przychodów ze sprzedaży firmy przedsiębiorcy. Można zatem uznać, że wydatki te zostały poniesione w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów.

Wydatków na przygotowanie wniosku w celu otrzymania dotacji nie da się jednak powiązać z konkretnym przychodem. Tym samym stanowią one koszty pośrednio związane z przychodami. W związku z powyższym należy je odnieść w ciężar kosztów w dacie ich poniesienia (w zależności od prowadzonej dokumentacji księgowej).

Na zakończenie przypomnijmy, iż dotacja otrzymana na nabycie środka trwałego nie generuje powstania przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Z drugiej jednak strony odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej tego środka trwałego przypadające na część sfinansowaną przez otrzymaną dotację nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.