Wystrój firmy a koszty podatkowe

Rozpatrzmy następującą sytuację: Firma ponosi nakłady na wystrój biura w postaci zakupu kwiatów doniczkowych lub ciętych czy kompozycji kwiatowych i bukietów. Ponosi ona także wydatki na aranżacje biura w sezonach świątecznych (ozdoby świąteczne zależne od zbliżających się świąt, takie jak bombki, łańcuchy, lampki, stroiki, pisanki, choinki itp.). Zakupy te nie odbiegają zarówno pod względem ceny jak i okazałości od zwyczajowo przyjętych. Czy w takiej sytuacji można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć jedynie te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, pod warunkiem, że nie znalazły się one w katalogu ustawowo określonych wydatków, które kosztami takimi być nie mogą (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof, oraz art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dalej updop).

Tym samym ustawodawca zezwala na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów nie tylko tych wydatków, które bezpośrednio generują przychód, ale także tych, które chociażby w pośredni sposób mogą mieć na niego wpływ (obecnie bądź w przyszłości).

Prawidłowym zatem wydaje się być stanowisko, zgodnie z którym wymienione w przykładzie wydatki powyższą definicję spełniają. Ich ponoszenie jest bowiem co do zasady niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy.

W opisanej sytuacji należy jednak dodatkowo rozważyć, czy wydatki te nie mają charakteru reprezentacji. Jak bowiem stanowią art. 23 ust. 1 pkt 23 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

O ile przepisy podatkowe posługują się pojęciem reprezentacji, o tyle nie zawierają jej definicji. W związku z tym przyjmuje się tutaj definicję słownikową. Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007) określa „reprezentację” jako: okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Jak wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 29.06.2009 r. nr IPPB3/423-253/09-2/KK, na gruncie prawa podatkowego reprezentacja to „(…) przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia (…)”.

Trudno zaliczyć do powyższego wydatki na zwykły wystrój firmy (gdy nie mają one znamion wystawności i kreowania pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz). Co innego byłoby w sytuacji, gdyby dekoracje te były nadzwyczaj wystawne, bardziej ekskluzywne, wytworne, odpowiednio droższe, czy też poprawiały znacząco estetyczny wizerunek firmy.

W związku z powyższym firma z omawianego przykładu może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ponoszone nakłady na wystrój biura. Stanowią one koszty pośrednie, w związku z czym są potrącalne w dacie ich poniesienia.