Ryczałt za używanie samochodu a przychód pracownika

Przeczytaj także: Samochód pracownika w firmie: podatek dochodowy

Przyjrzyjmy się następującej sytuacji: Pracownicy jadą pod koniec maja 2010 r. reprezentować firmę na zawody piłkarskie swoimi samochodami. W jednym samochodzie będzie znajdowało się 3 lub 4 osoby. Czy wypłacony ryczałt za używanie samochodu stanowi przychód dla tych pracowników?

Tak, w tym przypadku wypłacony ryczałt za używanie prywatnego samochodu do celów pracodawcy będzie stanowił przychód pracownika, który używa swojego samochodu.

Jeśli chodzi o wspomniany w pytaniu ryczałt, zwolnieniem od podatku objęto tylko zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie przysługuje w tym przypadku do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty kilometrówki, jeśli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika (art. 21 ust. 1 pkr 23b updof).

A zatem zwolnienie to:

• dotyczy tylko jazd lokalnych, oraz
• przysługuje określonym grupom pracowników (chodzi o listonoszy, leśników i pracowników socjalnych).

Z pytania można wywnioskować, że wyjazd ten będzie dokonywany w ramach jazd zamiejscowych a nie lokalnych. Mamy więc do czynienia z podróżą służbową. W takiej sytuacji, pracodawca może zezwolić pracownikowi, na jego wniosek, na użycie samochodu stanowiącego własność pracownika. W razie wyrażenia takiej zgody, pracownikowi będzie przysługiwał zwrot kosztów przejazdu w wysokości kilometrówki (§ 5 ust. 3 rozporządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych). Tylko takie świadczenie będzie korzystało ze zwolnienia od podatku.

Praktyczna rada

Jeśli wysyłasz swoich pracowników w podróż, którą można zakwalifikować jako podróż służbową, a pracownik odbywa ten wyjazd własnym samochodem, zwrotu kosztów używania samochodu dokonaj w formie kilometrówki, która jest zwolniona od podatku. Wypłata ryczałtu za używanie samochodu w jazdach zamiejscowych spowoduje konieczność odprowadzenia zaliczki na podatek.

Podstawa prawna:

• art. 21 ust. 1 pkt 16, art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307); w tekście: updof,
• § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.); w tekście: rozporządzenie w sprawie krajowych podróży służbowych.

Płace w firmie pomogą ci uniknąć pomyłek w rozliczeniach płacowych dzięki poradom ekspertów, które odpowiadają prawie na wszystkie pytania związane z rozliczaniem wynagrodzeń i nowymi przepisami.